Nợ kỹ thuật đang giết chết doanh nghiệp của bạn: Chiến lược PLM có thể giúp gì?
Hãy vượt lên phía trước và giảm thiểu nợ kỹ thuật bằng cách áp dụng chiến lược quản lý các công cụ nội bộ.
Thuật ngữ “nợ kỹ thuật” (technical debt) được hiểu và định nghĩa theo nhiều cách khác nhau, dẫn đến những hiểu lầm giữa các bên liên quan ở các cấp độ tổ chức. Trái ngược với quan điểm thông thường, việc giải quyết nợ kỹ thuật không chỉ giới hạn ở những người lãnh đạo IT; nó thực sự đại diện cho một vấn đề kinh doanh rộng lớn hơn, gắn liền với những khoảng trống trong quản trị quy trình kinh doanh và quyền sở hữu dữ liệu. Vấn đề này càng trở nên phức tạp hơn bởi sự thiếu hụt các chiến lược quản lý công nghệ.
Nợ kỹ thuật có thể trở thành một động lực hoặc rào cản cho sự đổi mới khi không được quản lý liên tục—giống như nợ tài chính vậy. (Hình ảnh: Bigstock.)
Quan niệm về nợ kỹ thuật có thể được nhìn nhận từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm cả những chi phí ngầm phát sinh khi doanh nghiệp trì hoãn không giải quyết các vấn đề kỹ thuật hoặc chọn cách “tái phát minh bánh xe” thay vì đầu tư vào các giải pháp công nghệ phù hợp và đáp ứng yêu cầu. Xu hướng này đặc biệt rõ ràng khi vấn đề được xác định là không cần thiết cho hoạt động kinh doanh cốt lõi hoặc khi một bản vá sản xuất “nhanh và bẩn” trong ngắn hạn biến thành giải pháp lâu dài và cố định. Các kỹ sư thường xuyên phải đối mặt với nợ kỹ thuật, phụ thuộc vào các công cụ thủ công như bảng tính để quản lý Danh mục Vật liệu (BOMs), tệp CAD, quản lý thay đổi và nhiệm vụ chuỗi cung ứng—ngay cả khi có sự hiện diện của các hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) tiên tiến hơn. Những nỗ lực tích lũy dành cho việc duy trì những giải pháp tạm thời này đã góp phần làm trầm trọng thêm tình trạng nợ kỹ thuật. Ngoài ra, những công cụ nội bộ và các giải pháp tạm thời như tệp Excel và trao đổi dữ liệu qua email, đặt ra những trở ngại đáng kể cho sự chuyển đổi số thành công.
Bài viết này phân tích sâu hơn về những thách thức vốn có liên quan đến nợ kỹ thuật, khám phá cách mà quản lý danh mục đầu tư kinh doanh chiến lược và việc áp dụng các công nghệ tiên tiến, như các giải pháp PLM, đóng vai trò then chốt trong việc giảm thiểu hiệu quả vấn đề này.
Hiểu Rõ Nợ Kỹ Thuật và Những Thách Thức Của Nó
Thuật ngữ “nợ kỹ thuật” (technical debt) do Ward Cunningham đặt ra vào năm 1992, so sánh việc viết mã lập trình với việc vay nợ tài chính, với điều kiện là nợ này nên được trả nhanh chóng để tránh phức tạp hóa vấn đề. Trong khuôn khổ một hội thảo về kỹ thuật hệ thống năm 2016, báo cáo “Quản lý Nợ Kỹ Thuật trong Kỹ Thuật Phần Mềm” của Avgeriou và cộng sự sau đó đã định nghĩa nợ kỹ thuật là những cấu trúc thiết kế hoặc thực hiện chủ ý mà làm cho những thay đổi sau này trở nên tốn kém hơn, nhấn mạnh tác động của nó đến khả năng bảo trì và tiến hóa.
Nợ kỹ thuật không chỉ giới hạn ở công nghệ lỗi thời, thiếu hỗ trợ hoặc sắp lỗi thời. Đánh giá nợ kỹ thuật đòi hỏi phải xem xét nhiều tiêu chí khác nhau, bao gồm việc đo lường giá trị kinh doanh, công việc tái làm và ưu tiên xuyên suốt cả chủ sở hữu ngân sách vận hành và chiến lược. Để hiểu rõ hơn về nợ kỹ thuật, cần đặt những câu hỏi như:
- Giá trị kinh doanh được đo lường như thế nào, và tài sản được khấu hao theo thời gian ra sao?
- Mức độ tái làm nào là cần thiết do quy trình không tối ưu, giải pháp kỹ thuật hoặc phương pháp làm việc liên quan?
- Yêu cầu kinh doanh được định nghĩa và đánh giá tác động như thế nào?
- Các yêu cầu ngắn hạn và dài hạn được ưu tiên như thế nào, và các quyết định thiết kế chính được thực hiện dựa trên những sự đánh đổi nào?
- Các giải pháp doanh nghiệp được đánh giá, xác nhận phù hợp và tích hợp vào bối cảnh tổ chức như thế nào?
- Lỗi và tùy chỉnh hệ thống được thiết kế, cung cấp và bảo trì như thế nào?
- Giải pháp kinh doanh được kiến trúc, thiết kế, xây dựng, kiểm thử, bảo trì và thanh lý như thế nào?
- Người dùng cuối được đào tạo như thế nào, và điều này dịch chuyển thành quyết định tốt hơn, tuân thủ tiêu chuẩn quy trình và dữ liệu như thế nào?
- Mối quan hệ với nhà cung cấp được quản lý như thế nào và rủi ro cũng như vấn đề được giảm thiểu như thế nào?
- Dữ liệu được căn chỉnh với quy trình và hệ thống mới, đóng góp vào việc tiếp nhận kinh doanh hiệu quả như thế nào?
- Cả lãnh đạo kinh doanh và IT được khuyến khích giảm nợ kỹ thuật của tổ chức như thế nào?
Quản lý nợ kỹ thuật, đặc biệt trong bối cảnh của PLM, gặp phải thách thức do sự thiếu nhận thức và sự chần chừ trong doanh nghiệp về trách nhiệm và hiểu biết về hậu quả của nó. Những câu hỏi này nên làm sáng tỏ những vấn đề này.
Quản Lý Nợ Kỹ Thuật: Tìm Điểm Cân Bằng Đúng Đắn
Trong thế giới tài chính, nợ thường được phân loại thành nợ “tốt” và “xấu”. Tương tự, trong lĩnh vực công nghệ, nợ kỹ thuật có thể được nhìn nhận qua lăng kính “tốt” và “xấu”, dựa trên đánh giá rủi ro và các chiến lược giảm thiểu rủi ro. Nợ kỹ thuật có thể phát sinh từ các giải pháp nhanh chóng hoặc khả năng triển khai nhanh, đặc biệt khi thúc đẩy các giai đoạn thử nghiệm hoặc tạm thời của lộ trình chuyển đổi rộng lớn hơn.
Nhiều tổ chức một cách ngầm chấp nhận nợ kỹ thuật như một khoản đầu tư cần thiết để thích ứng với hoàn cảnh thay đổi hoặc nắm bắt nhanh chóng các cơ hội mới. Các doanh nghiệp thành công nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý nợ kỹ thuật thông qua việc chấp nhận, đo lường và chiến lược chủ động, bao gồm việc áp dụng các tiêu chuẩn mở, trừu tượng hóa và thay đổi tăng tiến. Điều này thường liên quan đến việc nuôi dưỡng tư duy Agile và tư duy thiết kế cũng như một văn hóa thử nghiệm.
Ngược lại, quá nhiều nợ kỹ thuật được coi là không mong muốn do chi phí tái làm tăng cao và việc hoãn giải quyết vấn đề cho đến khi không thể trì hoãn được nữa. Tương tự như nợ tài chính, các quyết định chiến lược, giao tiếp rõ ràng và cách tiếp cận chủ động là cần thiết để đảm bảo rằng nợ kỹ thuật vẫn là một khoản đầu tư có thể quản lý và được tính toán chứ không phải là một trở ngại cho sự đổi mới trong tương lai.
Vai Trò Của PLM Trong Việc Quản Lý Nợ Kỹ Thuật
Việc định nghĩa và áp dụng một chiến lược PLM (Product Lifecycle Management – Quản lý vòng đời sản phẩm) hiệu quả là yếu tố quan trọng trong việc quản lý toàn diện nợ kỹ thuật. Một nghiên cứu của McKinsey năm 2020 với tựa đề “Tech Debt: Reclaiming Tech Equity” đã nêu bật tầm quan trọng của sự định hướng chiến lược, khẳng định rằng, “Một mức độ nợ kỹ thuật là chi phí không thể tránh khỏi của việc kinh doanh, và nó cần được quản lý một cách phù hợp để đảm bảo khả năng tồn tại lâu dài của tổ chức.”
Ngoài ra, nghiên cứu cũng nhấn mạnh rằng “mục tiêu không phải là đạt tới nợ kỹ thuật bằng không. Điều đó sẽ liên quan đến việc dành toàn bộ nguồn lực cho việc khắc phục thay vì xây dựng các điểm khác biệt cạnh tranh. Điều đó cũng sẽ khiến việc tăng tốc phát triển IT trở nên khó khăn khi các xem xét chiến lược hoặc rủi ro đòi hỏi. Thay vào đó, các công ty nên làm việc để định lượng, định giá và kiểm soát nợ kỹ thuật của họ và thường xuyên giao tiếp nó với doanh nghiệp.” Các giải pháp PLM có thể sau đó được sử dụng để theo dõi thông tin này.
Áp dụng cách tiếp cận PLM đảm bảo rằng khả năng kinh doanh tích hợp được duy trì trên toàn bộ doanh nghiệp qua năm khía cạnh chính:
- Con Người: Tập trung trách nhiệm dữ liệu trong tất cả các khía cạnh của kinh doanh, được củng cố bởi các rào cản áp dụng mạnh mẽ hướng dẫn thực hành dữ liệu có trách nhiệm.
- Quy Trình: Thiết lập các quy trình dựa trên dữ liệu và các cấu trúc quản trị tương ứng để đảm bảo rằng dòng chảy và sử dụng dữ liệu phải hoàn toàn phù hợp với mục tiêu tổ chức.
- Dữ Liệu: Ưu tiên chất lượng dữ liệu bằng cách giải quyết các vấn đề liên quan đến độ chính xác, đầy đủ và liên quan, từ đó nâng cao tính toàn vẹn và độ tin cậy của dữ liệu doanh nghiệp.
- Hệ Thống: Lựa chọn giải pháp ít bảo trì, luôn cập nhật, bao gồm việc sử dụng cách tiếp cận phần mềm như một dịch vụ (SaaS) và quản lý dịch vụ. Điều này đảm bảo rằng các hệ thống luôn được cập nhật, hiệu quả và linh hoạt – giảm thiểu việc tích lũy nợ kỹ thuật.
- Bền Vững: Đảm bảo rằng các kiến trúc dịch vụ được căn chỉnh với mục tiêu kinh doanh, được thiết kế để có thể mở rộng và có khả năng thích ứng với nhu cầu kinh doanh phát triển. Điều này bao gồm việc theo dõi liên tục hiệu suất kinh doanh và sự định hướng chiến lược với các chiến lược PLM tổng thể để thúc đẩy sự bền vững lâu dài.
Cách tiếp cận toàn diện PLM đối với nợ kỹ thuật giữ cho hệ thống doanh nghiệp luôn được cập nhật. Đây là một lập trường chủ động phù hợp với việc đầu tư công nghệ với mục tiêu kinh doanh, nuôi dưỡng một văn hóa cải tiến liên tục và khả năng thích nghi. Bằng cách giải quyết nợ kỹ thuật từ nhiều khía cạnh, các tổ chức có thể đảm bảo rằng cảnh quan công nghệ của họ vẫn kiên cường, hỗ trợ đổi mới thay vì cản trở nó.
Source: engineering.com
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io