Bài toán Dữ liệu: Lý do Kỹ sư và Công ty Sản xuất Gặp Khó Khăn trong Việc Dành Thời Gian cho Quản lý Dữ liệu
Trong thế giới dựa vào dữ liệu ngày nay, việc quản lý dữ liệu một cách hiệu quả là yếu tố quan trọng cho sự thành công của bất kỳ doanh nghiệp nào, bao gồm cả ngành kỹ thuật và sản xuất. Tuy nhiên, những ngành này thường xuyên đối mặt với một vấn đề chung – không thể tìm ra thời gian để quản lý dữ liệu một cách đúng đắn. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá nguyên nhân đằng sau thách thức này và hậu quả tiềm ẩn mà nó có thể gây ra cho những ngành này.
Hình ảnh trên đã xuất hiện trên internet vài năm trước và mô tả rất rõ tình hình mà tôi thường quan sát ở nhiều đội ngũ kỹ sư và công ty sản xuất. Kỹ sư thường xuyên phải tiêu tốn thời gian vào việc trích xuất dữ liệu một cách thủ công, kiểm đếm các bộ phận, và tạo báo cáo. Hơn nữa, tôi thường xuyên gặp trường hợp quản lý chuỗi cung ứng vô tình gửi nhầm tệp tin với phiên bản sai cho nhà thầu, dẫn đến tổn thất tài chính đáng kể và sự chậm trễ trong việc giao hàng sản phẩm. Ngoài ra, không phải là hiếm khi thấy cách quản lý dành quá nhiều thời gian trong Excel, tính toán chi phí sản phẩm.
Vậy, điều gì đằng sau hành vi “bận rộn” này? Tại sao kỹ sư và công ty sản xuất tiếp tục duy trì quy trình không hiệu quả và từ chối thay đổi?
Vài ngày trước, một khách hàng cũ của PLM ECOSYSTEM đã liên hệ với tôi và chia sẻ quan điểm của mình về việc làm việc ở các công ty khác nhau và lý do các công ty không chuyển sang tối ưu hóa quy trình làm việc của họ. Sự trì trệ của công ty đóng một vai trò lớn trong quyết định của các đội ngũ kỹ sư và công ty sản xuất. Kết quả là, các công ty quyết định không cải thiện hệ thống và quy trình. Điều này khiến tôi suy nghĩ một cách có cấu trúc hơn về điều gì khiến kỹ sư gặp khó khăn trong việc tìm thời gian để tối ưu hóa cách họ quản lý dữ liệu và quy trình.
5 Lý Do Tại Sao Thói Quen Cũ Khó Bỏ
Trong hơn 5 năm kinh nghiệm của tôi trong lĩnh vực PDM (Product Data Management) và PLM (Product Lifecycle Management), tôi nhận thấy rằng mọi người trong công ty đều cần dữ liệu, nhưng không ai quan tâm đến việc quản lý dữ liệu. Truyền thống, các đội ngũ kỹ thuật và công ty sản xuất đã sử dụng hệ thống CAD trên máy tính để bàn, đẩy dữ liệu sang Excel, và sau đó chuyển giao cho người khác trong tổ chức để xử lý thông tin này. Người ta gọi đó là quăng qua tường của ngành sản xuất. Đối với các công ty lớn, hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) / MRP (Material Requirements Planning) đã chăm sóc mọi thứ. Đối với các công ty nhỏ hơn, những người chịu trách nhiệm vận hành thu mua hoặc lập kế hoạch sản xuất đã sử dụng các bảng tính và tệp tin khác để xử lý chúng. Mặc dù việc cải thiện có vẻ rõ ràng, nhiều công ty vẫn gặp khó khăn trong việc thực hiện thay đổi này. Lý do chính là vấn đề quyền sở hữu. Bạn cần có người chịu trách nhiệm cho toàn bộ quá trình. Nếu không, mỗi người đều cảm thấy thoải mái khi trì hoãn, đổ lỗi cho người khác và giữ nguyên thói quen xấu hiện tại.
Hệ Thống và Quy Trình Cũ Kỹ
Chúng tôi luôn làm theo cách này. Có lẽ bạn đã nghe câu nói này nhiều lần. Nhiều công ty kỹ thuật và sản xuất phụ thuộc vào hệ thống và quy trình cũ kỹ được thiết kế trước thời đại của hệ thống máy tính, dịch vụ đám mây và lưu trữ dữ liệu trực tuyến. Những hệ thống lỗi thời này thường thiếu khả năng đơn giản hóa công việc và tối ưu hóa quá trình và giao tiếp dữ liệu. Việc chuyển đổi sang hệ thống mới có thể tốn thời gian và chi phí, khiến các công ty e ngại không thực hiện những nâng cấp cần thiết.
Khối Lượng Công Việc Áp Đảo
Một lý do khác khiến kỹ sư và công ty sản xuất gặp khó khăn với quản lý dữ liệu là khối lượng công việc áp đảo. Kỹ sư được giao nhiệm vụ thiết kế, kiểm tra và tối ưu hóa sản phẩm trong khi công ty sản xuất tập trung vào sản xuất hàng hóa quy mô lớn. Những nhiệm vụ này vốn đã tốn thời gian, để lại ít không gian cho nỗ lực quản lý dữ liệu. Kỹ sư bận rộn “đẩy dữ liệu ra khỏi tay họ”, và chuỗi cung ứng và sản xuất tập trung vào cách thu mua và xây dựng sản phẩm. Rất ít người trong một công ty sản xuất truyền thống suy nghĩ toàn diện để tìm cách tập trung vào dòng thông tin trong công ty. Kỹ sư tập trung vào xây dựng sản phẩm và họ không chịu trách nhiệm về quản lý quy trình kinh doanh, quản lý dữ liệu và giao tiếp.
Thiếu Kỹ Năng Chuyên Môn về Dữ Liệu
Mặc dù kỹ sư là những người rất thông minh và luôn tìm cách đổi mới, khi nói đến quản lý dữ liệu, tôi có thể thấy sự không hứng thú và thiếu quan tâm điển hình. Quản lý dữ liệu nghe có vẻ như một chủ đề nhàm chán và kỹ sư cảm thấy họ “không phù hợp với công việc này”. Quản lý dữ liệu đòi hỏi một mức độ chuyên môn nhất định, bao gồm việc thu thập, lưu trữ, phân tích và bảo mật dữ liệu. Kỹ sư và chuyên gia sản xuất là chuyên gia trong lĩnh vực của họ, nhưng họ có thể không có kỹ năng hoặc kiến thức cần thiết để quản lý dữ liệu một cách hiệu quả, đặc biệt khi việc đó đi “nằm ngoài Excel”. Thiếu kỹ năng chuyên môn này có thể dẫn đến sự không hiệu quả và thách thức liên quan đến dữ liệu.
Tập Trung Ngắn Hạn
Trong nhiều trường hợp, khi nói đến quản lý dữ liệu, kỹ sư và công ty sản xuất được thúc đẩy bởi mục tiêu và thời hạn ngắn hạn. Sự tập trung ngắn hạn này có thể dẫn đến việc bỏ qua các chiến lược quản lý dữ liệu lâu dài. Công ty có thể ưu tiên đáp ứng mục tiêu sản xuất tức thì hơn là đầu tư thời gian và nguồn lực vào tổ chức và phân tích dữ liệu.
Ràng Buộc Ngân Sách
Ràng buộc ngân sách, cả về nhân sự và tài chính, có thể cản trở nỗ lực quản lý dữ liệu. Việc thuê chuyên gia dữ liệu chuyên dụng hoặc triển khai hệ thống quản lý dữ liệu mạnh mẽ đòi hỏi cam kết tài chính mà một số công ty có thể thấy thách thức, đặc biệt khi họ đã căng thẳng.
Hậu Quả Của Việc Bỏ Qua Quản Lý Dữ Liệu
Bây giờ, hãy tập trung vào những gì có thể xảy ra nếu một công ty tiếp tục bỏ qua quản lý dữ liệu và để mọi thứ diễn ra một cách tự nhiên. Việc không ưu tiên quản lý dữ liệu có thể có một số hậu quả nghiêm trọng đối với kỹ sư và công ty sản xuất:
- Hoạt Động Không Hiệu Quả: Dữ liệu không chính xác hoặc không thể truy cập có thể dẫn đến sự không hiệu quả trong phát triển sản phẩm, quy trình sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng.
- Bỏ Lỡ Cơ Hội: Không có phân tích dữ liệu hiệu quả, công ty có thể bỏ lỡ cơ hội tiết kiệm chi phí, cải thiện chất lượng và đổi mới.
- Rủi Ro Tuân Thủ: Bỏ qua quản lý dữ liệu có thể dẫn đến vi phạm các quy định về bảo mật dữ liệu, dẫn đến hình phạt pháp lý và tài chính.
- Nhược Điểm Cạnh Tranh: Công ty không sử dụng dữ liệu một cách hiệu quả có thể mất lợi thế cạnh tranh so với đối thủ hiểu biết về dữ liệu hơn.
Tóm lại, việc bỏ qua quản lý dữ liệu có thể ảnh hưởng đáng kể đến doanh nghiệp sản xuất của bạn. Công ty của bạn sẽ mất thời gian dài hơn để phát triển sản phẩm, chi phí sẽ tăng lên và bạn phơi bày công ty của mình trước một số lượng lớn rủi ro tuân thủ, quy định, chuỗi cung ứng và bảo mật.
Kết Luận
Quản lý dữ liệu là một khía cạnh quan trọng của hoạt động kinh doanh hiện đại. Các công ty kỹ thuật và sản xuất không phải là ngoại lệ từ quy tắc này. Mặc dù kỹ sư và công ty sản xuất đối mặt với những thách thức đặc biệt, như ràng buộc nguồn lực và hệ thống cũ kỹ phức tạp, việc bỏ qua quản lý dữ liệu là nguy hiểm.
Việc tìm ra sự cân bằng giữa nhiệm vụ hàng ngày và chiến lược quản lý dữ liệu lâu dài là thiết yếu để duy trì sự cạnh tranh và đảm bảo tăng trưởng bền vững trong thế giới dựa vào dữ liệu. Đầu tư vào chuyên môn về dữ liệu, hiện đại hóa hệ thống, và áp dụng cách tiếp cận chủ động đối với quản lý dữ liệu có thể giúp các ngành này vượt qua bài toán dữ liệu của họ và phát triển trong môi trường ngày càng tập trung vào dữ liệu.
Tại PLM ECOSYSTEM, chúng tôi cung cấp một cách dễ dàng nhưng mạnh mẽ để cân bằng tất cả các hoạt động quản lý dữ liệu và khởi động doanh nghiệp của bạn trong tương lai của chuyển đổi số.
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io