Quản Lý Dữ Liệu Kỹ Thuật: Từ Excel đến PLM – Khám Phá Giải Pháp Tối Ưu
Bài viết dưới đây sẽ phân tích và cung cấp thông tin chi tiết về những khó khăn trong quản lý và sắp xếp dữ liệu kỹ thuật – một chủ đề quan trọng trong ngành kỹ thuật và sản xuất. Bài viết này là một phần trong loạt bài về các nhóm thuốc giảm đau do PLMES cung cấp, tập trung vào “Quản lý Thiết kế Kỹ thuật & Dữ liệu”. Nếu bạn chưa đọc phần đầu của loạt bài này, hãy truy cập để tìm hiểu thêm.
Trong thế giới kỹ thuật và sản xuất hiện đại, nhanh chóng và đầy biến động, việc quản lý dữ liệu trở nên cực kỳ quan trọng để đảm bảo hiệu quả và thành công. Tuy nhiên, nhiều tổ chức vẫn chưa sắp xếp và quản lý hiệu quả dữ liệu vòng đời sản phẩm (Product Lifecycle Management – PLM), quản lý dữ liệu sản phẩm (Product Data Management – PDM), dữ liệu CAD, thông tin chuỗi cung ứng (nguồn cung và thông tin nhà cung cấp), gây ra sự bất tiện và kém hiệu quả. Bài viết này sẽ khám phá một số vấn đề phổ biến liên quan đến quản lý dữ liệu kỹ thuật và nhấn mạnh tầm quan trọng của việc giải quyết những vấn đề này cho sự thành công chung của các dự án kỹ thuật và sản xuất.
Tôi muốn chia sẻ về 7 lĩnh vực kém hiệu quả trong quản lý dữ liệu kỹ thuật và sản phẩm mà tôi phát hiện trong các công ty sản xuất khi làm việc với ứng dụng Teamcenter.
Dữ Liệu Thiết Kế Không Được Tổ Chức
Một trong những thách thức lớn nhất trong quản lý dữ liệu kỹ thuật là thiếu sự sắp xếp của dữ liệu thiết kế, đặc biệt là các tệp CAD và các tệp phái sinh từ chúng. Thường xuyên, những tệp quan trọng này được lưu trữ rải rác ở nhiều nơi khác nhau, từ ổ đĩa cục bộ đến lưu trữ mạng và đám mây, khiến việc tìm kiếm, theo dõi thay đổi và xem lịch sử thiết kế trở nên khó khăn. Nếu không có hệ thống cấu trúc tốt, kỹ sư và nhà thiết kế có thể vô tình làm việc trên các phiên bản lỗi thời, dẫn đến sai sót, lãng phí thời gian và tăng chi phí dự án.
Sử Dụng Rộng Rãi Bảng Tính Excel để Quản Lý Phụ Tùng, Danh Mục, và BOMs
Bảng tính, đặc biệt là Excel, đã trở thành giải pháp phổ biến để quản lý phụ tùng, danh mục, và Hóa Đơn Vật Liệu (Bills of Materials – BOMs) trong nhiều tổ chức kỹ thuật. Mặc dù Excel là một công cụ mạnh mẽ, nhưng nó không được thiết kế cho việc quản lý dữ liệu hiệu quả trong lĩnh vực kỹ thuật. Việc quản lý dữ liệu trên nhiều bảng tính có thể dẫn đến sự không nhất quán trong dữ liệu, phân mảnh dữ liệu, vấn đề kiểm soát phiên bản và thiếu khả năng nhìn thấy toàn diện cấu trúc sản phẩm cho cả thiết kế CAD và BOM.
Quy Trình Thủ Công trong Việc Trích Xuất và Quản Lý Dữ Liệu Thiết Kế
Một điểm đau đáng kể khác trong quản lý dữ liệu kỹ thuật là việc phụ thuộc vào quy trình thủ công để trích xuất dữ liệu thiết kế và tạo cấu trúc sản phẩm đầy đủ. Công việc thủ công này mất thời gian, dễ mắc lỗi và thường dẫn đến sự chậm trễ trong lịch trình dự án. Hơn nữa, việc quản lý các bản sửa đổi và giữ một lịch sử thiết kế toàn diện có thể trở nên khó khăn mà không có hệ thống tự động hóa phù hợp.
Thiếu Một Nguồn Thay Đổi Duy Nhất
Tôi nhận thấy rằng nhiều tổ chức kỹ thuật và sản xuất đang gặp khó khăn do thiếu tổ chức dữ liệu một cách cho phép mọi người truy cập dữ liệu nhưng cùng lúc đó, cho phép các hệ thống, đội ngũ và tổ chức phân tán thực hiện quy trình quản lý và kiểm soát thay đổi của họ.
Mặc dù ý tưởng cũ về một “nguồn thông tin đơn nhất” cho rằng tất cả dữ liệu sẽ được lưu trữ trong một kho lưu trữ tập trung, thực tế lại cho thấy việc cung cấp dữ liệu cho sự thay đổi và hợp tác còn mạnh mẽ hơn. Nhu cầu phân phối quyền truy cập giữa nhiều người và nhóm đang tạo ra một vấn đề lớn với quản lý thông tin. Thiếu một “nguồn thông tin đơn nhất” khiến việc truy cập thông tin chính xác và cập nhật về những gì đã được đặt hàng, phát hành và giao hàng trở nên khó khăn. Điều này có thể dẫn đến sự hiểu lầm, chậm trễ trong sản xuất và tăng chi phí.
Khó Khăn trong Tính Toán Chi Phí Tổng Hợp
Tôi chưa bao giờ gặp một công ty sản xuất nào nói rằng “chi phí không quan trọng”. Tuy nhiên, trên thực tế, các công ty thường sử dụng Excel để tính toán chi phí và lưu trữ các bảng tính riêng biệt cho mục đích này. Các dự án kỹ thuật thường liên quan đến cấu trúc chi phí phức tạp, với các thành phần và bộ phận phụ góp phần vào tổng chi phí sản phẩm. Thiếu tổ chức dữ liệu đúng cách, các công ty gặp khó khăn trong việc xác định tất cả các yếu tố của chi phí sản phẩm. Và không có cách dễ dàng để tổng hợp chi phí, các tổ chức khó có thể hiểu rõ về cấu trúc chi phí ở các cấp độ khác nhau của cấu trúc sản phẩm. Thiếu khả năng nhìn thấy này có thể can thiệp vào nỗ lực quản lý và tối ưu hóa chi phí.
Quản Lý Nguồn Cung Cấp và Các Sản Phẩm Thay Thế
Trong chuỗi cung ứng toàn cầu hiện nay, việc quản lý nhiều nguồn cung cấp và sản phẩm thay thế cho các thành phần là điều cần thiết. Nhưng việc tổ chức dữ liệu nhà cung cấp lại khó khăn. Có nhiều nguồn cung cấp khác nhau nơi có thể mua các thành phần hoặc vật liệu. Excel và các cơ sở dữ liệu cũ cung cấp một cơ chế tổ chức thông tin nhà cung cấp kém hiệu quả. Thiếu một hệ thống quản lý dữ liệu mạnh mẽ, các tổ chức có thể gặp khó khăn trong việc xác định và đủ điều kiện cho nhà cung cấp thay thế nhanh chóng, dẫn đến gián đoạn chuỗi cung ứng và chậm trễ.
Thách Thức trong Chia Sẻ và Phân Phối Dữ Liệu
Dữ liệu kỹ thuật thường được phân phối cho nhiều người dùng, máy tính và thậm chí là các tổ chức khác nhau. Sự phân phối này có thể dẫn đến sự không nhất quán trong dữ liệu, rủi ro an ninh và khó khăn trong hợp tác. Không có chiến lược quản lý dữ liệu có cấu trúc, việc đảm bảo rằng những người đúng có quyền truy cập vào thông tin đúng có thể là một thách thức lớn.
Kết Luận
Chúng tôi đã nói chuyện với hàng ngàn kỹ sư, người lập kế hoạch sản xuất, quản lý mua hàng và quản lý. Tổ chức và quản lý dữ liệu là điểm đau cho nhiều đội ngũ và công ty tham gia vào các dự án kỹ thuật và sản xuất. Tính rời rạc, không được tổ chức của dữ liệu thiết kế, sự phụ thuộc vào bảng tính, quy trình thủ công và sự thiếu vắng một nguồn thông tin đơn nhất đều góp phần vào sự không hiệu quả, lỗi và tăng chi phí dự án.
Trong bối cảnh cạnh tranh ngày nay, khả năng quản lý dữ liệu kỹ thuật một cách hiệu quả không chỉ là một điều xa xỉ mà là một nhu cầu thiết yếu đối với các tổ chức muốn duy trì tính cạnh tranh và cung cấp sản phẩm chất lượng cao đúng hạn và trong ngân sách. Một phần mềm PLM có khả năng cung cấp giải pháp để quản lý dữ liệu kỹ thuật không phải là điều xa xỉ, mà là một nhu cầu. Nó kết nối các hệ thống thiết kế hỗ trợ bằng máy tính (CAD), tích hợp dữ liệu và tổ chức một chuỗi thông tin số có thể sử dụng trong quá trình sản xuất.
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io