Các Thách Thức Lớn Trong Quản Lý Dữ Liệu Kỹ Thuật và Sản Xuất và Cách Khắc Phục
Trong kỷ nguyên số, ngành kỹ thuật và sản xuất đang ngày càng phụ thuộc vào quy trình dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa hoạt động và nâng cao năng suất. Tuy nhiên, nhiều kỹ sư, nhà quản lý kế hoạch sản xuất và điều hành vẫn chưa ý thức hết được những cải tiến có thể thực hiện để tăng cường quản lý dữ liệu. Qua các cuộc trò chuyện với nhiều công ty và đội ngũ kỹ thuật, tôi nhận thấy họ thường dựa vào những hệ thống quản lý dữ liệu cơ bản như Sử dụng Folder/Files, Lưu trữ File Trên Cloud, Bảng Tính với công thức, cùng một số ‘giải pháp tự phát’ khác.
Tôi rất trân trọng sự sáng tạo của các kỹ sư trong việc giải quyết những vấn đề này một cách độc lập. Tuy nhiên, với lượng lớn dữ liệu kỹ thuật được tạo ra xuyên suốt chu kỳ sống của sản phẩm và hệ thống kinh doanh, việc quản lý dữ liệu kỹ thuật và sản xuất là một nhiệm vụ hết sức khó khăn.
Trong blog này, tôi muốn tổng kết tất cả những gì chúng tôi đã học được và chia sẻ quan điểm của mình về 7 vấn đề nan giải của quản lý dữ liệu kỹ thuật và sản xuất. Tôi cũng muốn thảo luận về cách các tổ chức có thể giải quyết những thách thức này.
Tổ Chức Dữ Liệu và Silo Dữ Liệu:
Một trong những thách thức phổ biến nhất trong quản lý dữ liệu là sự tồn tại của các silo dữ liệu. Các bộ phận khác nhau trong một tổ chức thường lưu trữ dữ liệu trong các hệ thống tách biệt, làm cho việc truy cập và chia sẻ thông tin quan trọng trở nên khó khăn. Sự thiếu tích hợp này có thể dẫn đến sự không hiệu quả, hiểu lầm, và chậm trễ trong việc đưa ra quyết định.
Nói một cách cụ thể, các file dữ liệu đang được lưu trữ mọi nơi. Dữ liệu kỹ thuật (ví dụ: các file CAD) không được quản lý tốt. Các kỹ sư lưu chúng trên máy tính cá nhân và các ổ đĩa chia sẻ (cả mạng lưới và đám mây). Dữ liệu được sao chép giữa các dự án, vì vậy bạn có thể dễ dàng tìm thấy nhiều bản ghi về cùng một điện trở trong nhiều bảng tính Excel hoặc nhiều file phần Solidworks với cùng một loại vít hoặc một số thành phần OTS khác.
Đối Mặt với Độ Phức Tạp và Khả Năng Mở Rộng
Trong ngành sản xuất hiện đại, sản phẩm ngày càng trở nên phức tạp với sự kết hợp của các thành phần cơ khí, điện tử, PCB, và phần mềm. Để tổ chức thông tin một cách có hệ thống, các doanh nghiệp cần áp dụng các phương pháp và công cụ chuyên biệt. Kỹ sư thường xuyên sử dụng nhiều hệ thống CAD và công cụ thiết kế khác nhau, khiến việc theo dõi các bản sửa đổi trở nên cực kỳ phức tạp. Việc sản xuất được thuê ngoài gây ra khả năng các nhà sản xuất hợp đồng (CMs) có thể nhận được dữ liệu sai lệch. Các công ty cần theo dõi dữ liệu khách hàng cho mục đích bảo trì, mang lại một chiều kích mới của sự phức tạp.
Khi tổ chức phát triển và khối lượng dữ liệu tăng lên, vấn đề về khả năng mở rộng trở nên đáng quan tâm. Các phương pháp quản lý dữ liệu truyền thống có thể gặp khó khăn trong việc xử lý yêu cầu dữ liệu ngày càng lớn. Dựa vào hệ thống file, thư mục, lưu trữ đám mây và bảng tính là một ý tưởng tồi. Việc dựa vào nhiều hệ thống PDM (Product Data Management – Quản lý Dữ liệu Sản phẩm) có thể giải quyết một phần vấn đề nhưng không cung cấp giải pháp cho sự phát triển của chuỗi thông tin số.
Chất Lượng Dữ Liệu:
Hậu quả đầu tiên của sự tồn tại silo dữ liệu là chất lượng dữ liệu kém. Dữ liệu được định nghĩa ở nhiều nơi (ví dụ: file, thông số kỹ thuật, chi phí, thông tin nhà cung cấp, bản sửa đổi của thay đổi) không thể được kiểm chứng, dẫn đến sự không tin cậy vào dữ liệu của công ty. Nỗ lực xác định những gì đã được bao gồm trong vật liệu phát hành cho phiên bản sửa đổi thứ 5 của một thiết kế cụ thể và những gì đã được gửi đến nhà thầu dẫn đến sai sót, tăng chi phí và sự bực bội.
Dữ liệu không chính xác hoặc không đầy đủ có thể dẫn đến những lỗi tốn kém trong thiết kế sản phẩm và quy trình sản xuất. Đảm bảo tính chính xác và hoàn chỉnh của dữ liệu là một thách thức đáng kể, đặc biệt khi dữ liệu được tạo ra từ nhiều nguồn. Các công ty không tập trung vào việc thiết lập một nguồn thay đổi duy nhất để đảm bảo kiến trúc dữ liệu hỗ trợ đội ngũ kỹ thuật phân tán và tin cậy vào dữ liệu.
Nguồn Thay Đổi Duy Nhất và Kiểm Soát Phiên Bản:
Thay đổi là điều duy nhất không đổi trong ngành kỹ thuật và sản xuất. Các dự án thường liên quan đến nhiều lần lặp lại và phiên bản của thiết kế và tài liệu. Sự thiếu hệ thống quản lý dữ liệu có khả năng mở rộng, cho phép ghi lại các bản sửa đổi và thay đổi, dẫn đến đau đầu, nhầm lẫn, và các lỗi tiềm ẩn nếu phiên bản sai được sử dụng. Đây là một vấn đề lớn trong quản lý dữ liệu sản phẩm với dữ liệu tổ chức kém.
Thiếu sót trong tất cả các kịch bản quản lý dữ liệu hiện đại là khả năng kiểm soát hồ sơ dữ liệu, quyền sở hữu dữ liệu, và quyền quản lý thay đổi. Khi dữ liệu được chia sẻ, các công ty thiếu cơ chế để tin tưởng vào ai và khi nào có thể thực hiện thay đổi và làm thế nào để kết hợp những thay đổi này lại với nhau.
Cải Thiện Quyền Truy Cập và Hợp Tác Dữ Liệu: Bí Quyết Thúc Đẩy Hiệu Quả Sản Xuất
Một trong những vấn đề đau đớn phát sinh từ silo dữ liệu và việc tổ chức dữ liệu không hiệu quả là khả năng truy cập dữ liệu khi cần thiết bị hạn chế đối với mọi người (kỹ sư, nhà hoạch định mua sắm, sản xuất và điều hành, khách hàng). Người dùng đang tìm cách truy cập vào dữ liệu đúng đắn khi họ cần nó. Sự thiếu vắng việc truy cập liền mạch vào thông tin thiết kế (ví dụ: các file CAD), bảng liệt kê vật liệu, hồ sơ đặt hàng và kế hoạch có thể làm dừng trệ quá trình sản xuất. Việc gửi Excel qua email dẫn đến khả năng hợp tác kém.
Do đó, sự hợp tác là yếu tố thiết yếu trong ngành kỹ thuật và sản xuất, nhưng việc tạo điều kiện truy cập dữ liệu mượt mà và hợp tác giữa các đội ngũ, bao gồm cả nhân viên làm việc từ xa, là một thách thức và tôi thấy rất nhiều công ty đang khổ sở để thiết lập quyền truy cập dữ liệu trung tâm và cung cấp công cụ hợp tác cho tất cả người dùng.
Bảo Mật Dữ Liệu: Đảm Bảo An Toàn Cho Sở Hữu Trí Tuệ
Sở hữu trí tuệ trong kỹ thuật và sản xuất là tài sản quan trọng nhất tồn tại trong kinh doanh sản xuất. Thông tin về thiết kế, phương pháp sản xuất, nhà cung cấp, và chi phí là cần thiết cho doanh nghiệp. Đối thủ cạnh tranh sẽ tìm mọi cách để lấy được thông tin này.
Bản chất nhạy cảm của dữ liệu kỹ thuật và sản xuất, bao gồm thiết kế độc quyền và sở hữu trí tuệ, đòi hỏi những biện pháp bảo mật mạnh mẽ. Bảo vệ dữ liệu khỏi truy cập trái phép, tấn công mạng và vi phạm dữ liệu là mối quan tâm liên tục của các tổ chức trong những lĩnh vực này.
Nhìn vào những máy tính không khóa, bản vẽ và in BOM đặt mọi nơi và đôi khi được bỏ vào thùng rác, làm việc với máy tính không có phần mềm chống virus, sử dụng email cá nhân và tài khoản chia sẻ dữ liệu đám mây. Đây chỉ là một danh sách ngắn các vấn đề có thể dẫn đến vi phạm dữ liệu. Các công ty vẫn đang nói về rủi ro của phần mềm đám mây, nhưng lại sử dụng mật khẩu đơn giản giống nhau trên tất cả các thiết bị.
Tuân Thủ và Quy Định: Đối Mặt với Thách Thức Pháp Luật
Ngành kỹ thuật và sản xuất phải tuân thủ nhiều quy định và tiêu chuẩn khác nhau, như ISO, FDA và tuân thủ môi trường. Đảm bảo rằng dữ liệu và quy trình phù hợp với những quy định này là một nhiệm vụ phức tạp. Rủi ro không theo quy định và bỏ lỡ một số khía cạnh quan trọng của tuân thủ là một vấn đề lớn đối với quản lý kỹ thuật và điều hành. Không có hồ sơ lịch sử của các BOM và thông tin nhà cung cấp có thể đưa các giám đốc đến tù khi sản phẩm gặp sự cố và đe dọa tính mạng và sức khỏe của khách hàng. Rất thường, các công ty đang vật lộn để mang lại hồ sơ lịch sử của một BOM đã được sử dụng để sản xuất một phiên bản sản phẩm cụ thể.
Giải Pháp Nào Cho Các Vấn Đề Quản Lý Dữ Liệu Kỹ Thuật và Sản Xuất?
Trong bối cảnh hiện đại, việc quản lý dữ liệu kỹ thuật và sản xuất đang đối mặt với những thách thức không nhỏ. Dưới đây là một số giải pháp tiềm năng để khắc phục các vấn đề đã nêu.
- Triển Khai Kho Dữ Liệu và Tệp Tin Tập Trung: Áp dụng công cụ tích hợp dữ liệu để phá vỡ silo thông tin, đảm bảo tính nhất quán và khả năng truy cập dữ liệu trên toàn tổ chức.
- Nhận Thức Về Hệ Thống Kiểm Soát Phiên Bản: Sử dụng phần mềm quản lý tài liệu để theo dõi thay đổi, duy trì lịch sử các bản sửa đổi và đảm bảo dữ liệu mới nhất luôn được truy cập.
- Đầu Tư Vào Công Cụ Hợp Tác: Các nền tảng dựa trên đám mây và giải pháp truy cập từ xa giúp tạo điều kiện hợp tác và chia sẻ dữ liệu theo thời gian thực giữa các đội ngũ, bất kể vị trí địa lý.
- Bảo Mật Dữ Liệu: Sử dụng mã hóa, kiểm soát truy cập và kiểm toán an ninh định kỳ để bảo vệ dữ liệu quan trọng. Đào tạo nhân viên về các phương pháp tốt nhất về an ninh mạng cũng hết sức quan trọng.
Teamcenter, với vai trò là một nền tảng quản lý dữ liệu và hợp tác mạnh mẽ, có thể được sử dụng như phần mềm PLM (Product Lifecycle Management – Quản lý Vòng đời Sản phẩm) để quản lý thông tin sản phẩm, kết hợp với phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning – Hoạch định Nguyên vật liệu Doanh nghiệp) và CAD (Computer-Aided Design – Thiết kế Hỗ trợ bằng Máy tính) để đảm bảo tất cả dữ liệu được kiểm soát, lịch sử thay đổi được quản lý và mọi người đều có quyền truy cập vào dữ liệu đúng đắn vào thời điểm cần thiết.
Kết Luận:
Bạn có nhận ra một số vấn đề và thách thức mà tổ chức của bạn đang gặp phải không? Bạn có đang vật lộn để tìm cách tổ chức quản lý và hợp tác dữ liệu không? Bạn có cần trợ giúp để tích hợp tất cả các công cụ hiện có lại với nhau không? Thanh PLM có thể giúp bạn. Việc hiểu rõ vấn đề là bước đầu tiên trong hành trình của chúng ta. Hiểu biết về vấn đề sẽ đưa bạn đi nửa chặng đường tới giải pháp.
Quản lý dữ liệu kỹ thuật và sản xuất hiệu quả là yếu tố quan trọng để đạt được hiệu suất, sáng tạo và tuân thủ quy định. Bằng việc giải quyết những vấn đề phổ biến và áp dụng các giải pháp được đề xuất, các tổ chức có thể điều hướng thách thức của quản lý dữ liệu trong những ngành này và thúc đẩy thành công trong một thế giới ngày càng dựa vào dữ liệu.
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io