Quản lý cấu trúc sản phẩm và hóa đơn nguyên vật liệu (BOM) là một phần thiết yếu của quy trình kỹ thuật và sản xuất. Đây là nơi mọi thứ bắt đầu. Khả năng quản lý dữ liệu Hóa đơn nguyên vật liệu chi tiết và nhất quán trong mọi nhóm kỹ thuật và công ty sản xuất là điều cần thiết, sau này trở thành nền tảng cho các quy trình khác như theo dõi hàng tồn kho, đặt hàng part và quản lý quy trình assembly.
Và đây là điểm mà nhiều công ty (lớn và nhỏ) đang mắc phải một sai lầm chết người khi cố gắng biến quá trình này thành quản lý tệp Excel.
Vài ngày trước, tôi đã gọi điện cho một trong những khách hàng tiềm năng của chúng tôi nói với tôi rằng vì họ không muốn làm phức tạp hóa công việc của mình và Excel dễ gõ hơn nhiều nên họ thích quản lý BOM bằng Excel hơn. Anh ấy cũng nói với tôi – đừng lo lắng, chúng tôi có thể quản lý các phiên bản BOM của mình bằng cách đặt các tệp Excel này vào một trong các hệ thống lưu trữ đám mây và áp dụng kiểm soát sửa đổi.
Trong blog của tôi hôm nay, tôi muốn chia sẻ với bạn 5 lý do tại sao việc quản lý BOM bằng Excel được đặt trong bất kỳ hệ thống quản lý tài liệu (!) nào là một ý tưởng tồi.
Đơn giản, nhưng không đơn giản hơn
“Mọi thứ nên được làm đơn giản nhất có thể, nhưng không đơn giản hơn.” Câu nói này, thường được cho là của Einstein, thường được sử dụng như một lời kêu gọi làm cho một chủ đề trở nên dễ hiểu nhất có thể, mặc dù tất nhiên là không dễ đến mức trở nên vô nghĩa.
Mặc dù bảng tính Excel là công cụ phổ biến để quản lý BOM, nhưng việc sử dụng chúng làm định dạng lưu trữ chính cho BOM trong hệ thống kiểm soát phiên bản như SVN hoặc hệ thống quản lý tài liệu (DMS) có thể dẫn đến một số vấn đề.
1- Tính toàn vẹn và nhất quán của dữ liệu
Bảng tính Excel dễ bị lỗi do con người, đặc biệt là khi nhiều người dùng cập nhật cùng một tệp đồng thời. Khi bạn sử dụng bảng tính Excel để quản lý BOM, sẽ có nhiều khả năng dữ liệu không nhất quán, các vấn đề về định dạng và các lỗi khác có thể dẫn đến những sai lầm tốn kém trong quá trình sản xuất.
2- Kiểm soát phiên bản
Bảng tính Excel không được thiết kế để kiểm soát phiên bản. Bạn có thể lưu các phiên bản khác nhau của bảng tính Excel dưới dạng các tệp riêng biệt nhưng việc theo dõi các thay đổi và quản lý nhiều phiên bản của cùng một BOM có thể khó khăn. Điều này có thể dẫn đến nhầm lẫn và sai sót trong quá trình sản xuất, đặc biệt nếu các phiên bản khác nhau của cùng một BOM được sử dụng đồng thời.
3- Truy xuất nguồn gốc
Điều cực kỳ quan trọng là có khả năng theo dõi sự xuất hiện của các thành phần khác nhau của BOM trong nhiều sản phẩm, cấu hình và bản sửa đổi. Bằng cách lưu BOM trong Excel, chúng tôi hoàn toàn mất thông tin này. Bạn không thể theo dõi bất kỳ mục cụ thể nào với bản sửa đổi cụ thể đến cấp độ khi bạn có thể xem Mục (rev) nào được sử dụng ở đâu. Do đó, nhiều yêu cầu yêu cầu dữ liệu theo dõi (đặc biệt là theo lịch sử) sẽ không khả dụng. Việc phân tích dữ liệu về thông tin trong BOM cũng sẽ không đơn giản.
4- Cộng tác
Cộng tác trên BOM là điều cần thiết đối với nhiều nhóm kỹ thuật và sản xuất, nhưng bảng tính Excel không phải là công cụ tốt nhất để cộng tác. Những thay đổi được thực hiện bởi nhiều người dùng có thể không được theo dõi hiệu quả, dẫn đến sai sót và sự không nhất quán trong dữ liệu. Điều này có thể dẫn đến sự chậm trễ trong quá trình sản xuất, giảm năng suất và sản phẩm có chất lượng thấp hơn.
5- Tìm kiếm và báo cáo
Bảng tính Excel không được thiết kế để tìm kiếm và báo cáo dữ liệu BOM hiệu quả. Khi BOM của bạn tăng kích thước, việc tìm kiếm thông tin bạn cần có thể trở nên khó khăn và tốn thời gian. Việc báo cáo và phân tích dữ liệu BOM cũng có thể là một thách thức, điều này có thể hạn chế khả năng đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu của bạn và cải thiện quy trình sản xuất.
Phần kết luận:
Tóm lại, mặc dù bảng tính Excel có thể là một công cụ hữu ích để quản lý BOM, nhưng việc sử dụng chúng làm định dạng lưu trữ chính cho BOM trong SVN hoặc các hệ thống quản lý tài liệu khác có thể dẫn đến nhiều vấn đề. Dữ liệu trong Excel không phải là dữ liệu đáng tin cậy. Bạn không thể mong đợi rằng dữ liệu chính xác sẽ có sẵn khi cần thiết. Dữ liệu trong Excel không thể được sử dụng trong ngành để quản lý thiết kế và sản xuất sản phẩm.
Bằng cách sử dụng phần mềm quản lý BOM chuyên dụng hoặc hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm (PLM), bạn có thể tránh được những sự cố này và hợp lý hóa quy trình quản lý BOM của mình. Các hệ thống này được thiết kế để trở nên đáng tin cậy, hiệu quả và hợp tác hơn, giúp bạn tránh sai sót và cải thiện quy trình sản xuất của mình.
Teamcenter là một nền tảng hỗ trợ luồng kỹ thuật số hợp tác trực tuyến giúp BOM có thể quản lý được với mức độ chi tiết cao, chia sẻ tức thì và cộng tác. Công nghệ mới của Teamcenter cho phép quản lý dữ liệu chi tiết và cộng tác theo thời gian thực.
Source: Oleg Shilovitsky
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io