Là chủ doanh nghiệp hoặc người quản lý, nhu cầu thay đổi là không thể tránh khỏi. Cho dù đó là một sự thay đổi trên thị trường, một công nghệ mới hay một sự thay đổi trong ban lãnh đạo, việc quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả có thể là một nhiệm vụ khó khăn. Đây là lúc quản lý thay đổi xuất hiện. Trong bài viết này, tôi sẽ xác định quản lý thay đổi, tầm quan trọng, lợi ích và thách thức của nó, đồng thời cung cấp các chiến lược để triển khai thành công!
Điều quan trọng là phải hiểu rằng thay đổi là không thể tránh khỏi trong bất kỳ tổ chức nào. Cho dù đó là một sự thay đổi trong chiến lược công ty hay một cuộc tái cơ cấu lớn, sự thay đổi có thể khó quản lý. Vào những năm 1960, bác sĩ tâm lý người Thụy Sĩ Elisabeth Kübler Ross đã phát triển một công cụ giúp các nhà lãnh đạo điều hướng quá trình thay đổi.
Đường cong thay đổi Kübler-Ross, còn được gọi là Năm giai đoạn đau buồn, ban đầu được sử dụng để giải thích các giai đoạn cảm xúc mà con người trải qua khi đối mặt với căn bệnh nan y hoặc cái chết. Tuy nhiên, kể từ đó nó đã được điều chỉnh và áp dụng cho nhiều loại thay đổi khác nhau, bao gồm cả thay đổi về tổ chức. Đường cong Thay đổi Kübler-Ross bao gồm năm giai đoạn: phủ nhận, tức giận, thương lượng, chán nản và chấp nhận .
Các giai đoạn này không nhất thiết phải tuyến tính và các cá nhân có thể di chuyển qua lại giữa chúng khi họ xử lý thay đổi. Điều quan trọng cần lưu ý là không phải ai cũng sẽ trải qua tất cả năm giai đoạn và một số người có thể bỏ qua các giai đoạn hoàn toàn.
- Từ chối
Giai đoạn đầu tiên của Đường cong thay đổi Kübler Ross là từ chối. Đây là giai đoạn mà các cá nhân có thể từ chối thừa nhận rằng sự thay đổi đang diễn ra hoặc nó sẽ có bất kỳ tác động nào đến cuộc sống của họ. Họ có thể hạ thấp mức độ nghiêm trọng của tình huống hoặc bỏ qua nó hoàn toàn. Trong bối cảnh kinh doanh, nhân viên có thể chống lại những thay đổi đối với chính sách hoặc thủ tục của công ty, tin rằng những thay đổi đó là không cần thiết hoặc sẽ không ảnh hưởng trực tiếp đến họ.
- Sự tức giận
Giai đoạn thứ hai của Đường cong thay đổi Kübler Ross là sự tức giận. Đây là giai đoạn mà các cá nhân có thể trở nên thất vọng hoặc bực bội về sự thay đổi. Họ có thể cảm thấy như họ không kiểm soát được tình hình hoặc sự thay đổi đang bị ép buộc đối với họ. Trong bối cảnh kinh doanh, nhân viên có thể bày tỏ sự tức giận hoặc thất vọng đối với người quản lý của họ hoặc toàn bộ công ty vì đã thực hiện thay đổi.
- Thương lượng
Giai đoạn thứ ba của Đường cong thay đổi Kübler Ross là thương lượng. Đây là giai đoạn mà các cá nhân có thể cố gắng thương lượng với những người khác để tránh hoặc giảm thiểu tác động của sự thay đổi. Họ có thể thực hiện các thỏa thuận hoặc lời hứa nhằm cố gắng duy trì hiện trạng. Trong bối cảnh kinh doanh, nhân viên có thể cố gắng thương lượng với người quản lý hoặc bộ phận nhân sự của họ để tránh hoặc trì hoãn việc thực hiện thay đổi.
- Chán nản
Giai đoạn thứ tư của Đường cong thay đổi Kübler Ross là chán nản. Đây là giai đoạn mà các cá nhân có thể cảm thấy choáng ngợp hoặc vô vọng về sự thay đổi. Họ có thể trải qua cảm giác buồn bã hoặc đau buồn khi đối mặt với thực tế mới. Trong bối cảnh kinh doanh, nhân viên có thể cảm thấy mất động lực hoặc không gắn kết khi họ thích nghi với những thay đổi.
- Chấp thuận
Giai đoạn cuối cùng của Đường cong thay đổi Kübler Ross là sự chấp nhận. Đây là giai đoạn mà các cá nhân bắt đầu chấp nhận sự thay đổi và bắt đầu thích nghi với thực tế mới. Họ có thể bắt đầu nhận thấy những lợi ích của sự thay đổi hoặc tìm cách để nó có hiệu quả với họ. Trong bối cảnh kinh doanh, nhân viên có thể bắt đầu nắm bắt các chính sách hoặc thủ tục mới và tìm cách làm việc hiệu quả hơn theo hệ thống mới.
Giới thiệu về Quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi là quá trình chuẩn bị, hỗ trợ và giúp đỡ các cá nhân, nhóm và tổ chức chuyển từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn trong tương lai. Đó là một cách tiếp cận có hệ thống để đối phó với quá trình chuyển đổi, chẳng hạn như hiểu tác động của sự thay đổi, lập kế hoạch cho nó, truyền đạt nó và thực hiện nó một cách hiệu quả. Quản lý thay đổi là điều cần thiết để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện theo cách có kiểm soát và mọi người liên quan đều nhận thức được điều gì đang xảy ra và tại sao. Điều quan trọng là phải đảm bảo đạt được kết quả mong muốn đồng thời giảm thiểu sự gián đoạn đối với tổ chức.
Tầm quan trọng của quản lý thay đổi
Quản lý thay đổi rất quan trọng vì nó giúp các tổ chức đạt được mục tiêu của mình bằng cách đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện theo cách có cấu trúc và được kiểm soát. Nó liên quan đến việc đánh giá rủi ro và lợi ích của một sự thay đổi, lập kế hoạch cho nó và đảm bảo rằng mọi người liên quan đều nhận thức được điều gì đang xảy ra và tại sao. Quản lý thay đổi cũng giúp giảm khả năng chống lại sự thay đổi bằng cách thu hút sự tham gia của tất cả những người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện. Điều này đảm bảo rằng mối quan tâm của mọi người đều được lắng nghe và nhu cầu của họ được xem xét.
“Chậm thay đổi thường có nghĩa là sợ cái mới”
-Philip Crosby
Thay đổi đang diễn ra nhanh hơn bao giờ hết, được thúc đẩy bởi công nghệ, toàn cầu hóa và các yếu tố khác. Trong thế giới kinh doanh ngày nay, điều cần thiết là phải quản lý sự thay đổi một cách hiệu quả để duy trì tính cạnh tranh. Quản lý thay đổi đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện theo cách có cấu trúc và được kiểm soát và mọi người liên quan đều biết điều gì đang xảy ra và tại sao. Điều này làm giảm rủi ro liên quan đến thay đổi và tăng cơ hội thành công.
Lợi ích của quản lý thay đổi
Lợi ích của quản lý thay đổi bao gồm giảm rủi ro, cải thiện giao tiếp và tăng hiệu quả. Khi các thay đổi được thực hiện theo cách có cấu trúc và được kiểm soát, các rủi ro liên quan đến thay đổi sẽ giảm đi. Điều này là do quản lý thay đổi liên quan đến việc đánh giá rủi ro và lợi ích của thay đổi, lập kế hoạch cho nó và đảm bảo rằng mọi người liên quan đều nhận thức được điều gì đang xảy ra và tại sao.
Quản lý thay đổi cũng cải thiện giao tiếp trong một tổ chức. Khi tất cả những người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi đều tham gia vào quá trình lập kế hoạch và thực hiện, họ có nhiều khả năng hiểu điều gì đang xảy ra và tại sao. Điều này làm giảm sự nhầm lẫn và hiểu lầm và cải thiện giao tiếp.
Quản lý thay đổi cũng có thể giúp tăng cường sự tham gia và tinh thần của nhân viên, cũng như thúc đẩy văn hóa cải tiến và đổi mới liên tục. Nó có thể giúp tạo ra một tổ chức nhanh nhẹn và thích nghi hơn, được trang bị tốt hơn để xử lý những thay đổi nhanh chóng trong môi trường bên ngoài.
Cuối cùng, quản lý thay đổi làm tăng hiệu quả. Khi các thay đổi được thực hiện một cách có hệ thống, mọi người tham gia đều nhận thức được điều gì đang xảy ra, tại sao và có thể làm việc cùng nhau để đảm bảo rằng thay đổi được thực hiện một cách hiệu quả. Điều này làm tăng hiệu quả và đảm bảo rằng thay đổi thành công.
Những thách thức trong việc triển khai Quản lý thay đổi
Việc thực hiện quản lý thay đổi có thể là một thách thức. Một trong những thách thức lớn nhất là khả năng chống lại sự thay đổi. Mọi người thường chống lại sự thay đổi vì nó liên quan đến sự không chắc chắn và những điều chưa biết. Họ có thể thoải mái với cách mọi thứ đang diễn ra và có thể không muốn thay đổi.
Một thách thức khác là giao tiếp. Điều cần thiết là giao tiếp hiệu quả với mọi người tham gia vào sự thay đổi. Điều này bao gồm các bên liên quan, nhân viên và khách hàng. Thông tin liên lạc phải rõ ràng, ngắn gọn và nhất quán.
Cuối cùng, nguồn lực có thể là một thách thức. Quản lý thay đổi yêu cầu các nguồn lực, bao gồm thời gian, tiền bạc và nhân sự. Điều cần thiết là phân bổ các nguồn lực cần thiết để đảm bảo rằng thay đổi thành công.
Điều quan trọng là phải nhận thức được những thách thức này và phát triển các chiến lược để giải quyết chúng nhằm đảm bảo quá trình chuyển đổi thành công.
Phương pháp quản lý thay đổi
Có nhiều công cụ và kỹ thuật có thể được sử dụng để hỗ trợ việc quản lý thay đổi, bao gồm ADKAR, Prosci và Mô hình thay đổi 8 bước của Kotter. Mỗi phương pháp đều có điểm mạnh và điểm yếu, và điều cần thiết là chọn phương pháp phù hợp nhất với tổ chức của bạn và sự thay đổi mà bạn muốn thực hiện.
Chúng tôi sẽ thảo luận chi tiết hơn về một số công nghệ này trong các bài viết sau.
Vai trò của lãnh đạo trong Quản lý thay đổi
Lãnh đạo đóng một vai trò quan trọng trong quản lý thay đổi. Các nhà lãnh đạo cần truyền đạt sự thay đổi một cách hiệu quả, thu hút sự tham gia của tất cả những người sẽ bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi, phân bổ các nguồn lực cần thiết, giám sát và đánh giá sự thay đổi. Họ cũng cần làm gương, thể hiện cam kết của họ đối với sự thay đổi và khuyến khích những người khác làm điều tương tự.
Kết luận và suy nghĩ cuối cùng
Quản lý thay đổi là điều cần thiết để đảm bảo rằng các thay đổi được thực hiện theo cách có cấu trúc và được kiểm soát và mọi người liên quan đều nhận thức được điều gì đang xảy ra và tại sao. Điều quan trọng là phải đánh giá rủi ro và lợi ích của một sự thay đổi, lập kế hoạch cho nó, truyền đạt nó một cách hiệu quả và thực hiện nó một cách có kiểm soát và có hệ thống. Bằng cách làm theo các bước này và tránh các lỗi phổ biến, bạn có thể điều hướng quản lý thay đổi thành công và gặt hái những lợi ích của thay đổi.
Bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về quản lý thay đổi, đã đến lúc áp dụng nó vào thực tế. Hãy nhớ rằng, thay đổi là không thể tránh khỏi, nhưng với các chiến lược và phương pháp phù hợp, bạn có thể quản lý nó một cách hiệu quả và đạt được mục tiêu của mình.
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io