Capture

Người quản lý CAD: Xây dựng trường hợp của bạn để nâng cấp phần mềm với ROI và kế hoạch đào tạo rõ ràng.

Bất kể bạn làm công việc gì hoặc sử dụng loại phần mềm CAD/CAM/CAE/PLM/ Mô hình hóa nào để thực hiện công việc đó, bạn sẽ phải đối mặt với việc nâng cấp vào một thời điểm nào đó. Có nhiều ý kiến ​​về cách xử lý các bản nâng cấp, từ “Cứ làm đi” đến “Chỉ cần không làm điều đó” thành “Chỉ nâng cấp trong những năm lẻ”, nhưng phải có một cách tốt hơn để quyết định hơn thế, bên phải?

Trong bài này của Bản tin dành cho người quản lý CAD, tôi sẽ trình bày khuôn khổ mà tôi sử dụng để đưa ra các quyết định nâng cấp dường như luôn hoạt động. Hy vọng của tôi là bạn sẽ thấy nó có giá trị như tôi có. Đây rồi.

 

Cột trình quản lý CAD: Hằng số quản lý CAD - Quyết định nâng cấp
Nguồn ảnh: magele-picture/stock.adobe.com.

Sẵn sàng kiểm tra

Quy tắc đầu tiên của tôi là bạn không thể đưa ra quyết định thông minh về việc nâng cấp cho đến khi bạn đã thử nghiệm phiên bản mới trong các tình huống sử dụng thực tế. Tất nhiên, subscription có nghĩa là bạn sẽ luôn có quyền truy cập vào phiên bản mới nhất, vì vậy việc tải phần mềm sẽ không thành vấn đề. Nhưng đối với phần mềm có thể đã hết hiệu lực, bạn luôn có thể nhận được phiên bản dùng thử. Cài đặt phần mềm trên máy thử nghiệm và sẵn sàng.

Tôi cũng thích truy cập các trang web, blog và YouTube về phần mềm để tìm các bài đánh giá từ những người dùng khác có thể giúp tôi tìm ra bất kỳ vấn đề đã biết nào với phiên bản mới trước khi bắt đầu thử nghiệm. Tôi cũng nhận thấy rằng người bán lại phần mềm – nếu bạn sử dụng – thường có tài liệu mà họ có thể chia sẻ về các tính năng mới có thể không được cung cấp công khai.

Tóm lại, hãy cài đặt phần mềm mới nhất, nghiên cứu cơ bản và phân bổ thời gian để kiểm tra mọi thứ.

 

Kiểm tra, Kiểm tra, Kiểm tra, và sau đó Kiểm tra thêm.

Khi bạn bắt đầu thử nghiệm, hãy đảm bảo rằng bạn xây dựng các phần tử sau vào các giao thức của mình:

Sử dụng dữ liệu của bạn. Không sử dụng dữ liệu thử nghiệm được cung cấp cùng với phần mềm mới – sử dụng dữ liệu bạn đã có hoặc tạo các thử nghiệm mới bằng chính sản phẩm mà bạn thường thiết kế. Mục đích là để xem phần mềm hoạt động với dữ liệu chéo điển hình của bạn.

Lưu ý những thay đổi về giao diện người dùng (UI). Có điều gì thay đổi với các phần tử giao diện người dùng như ribbons, thanh công cụ, giao diện duyệt web hoặc thư viện nội dung có thể sẽ gây ra sự cố cho người dùng của bạn không? Đôi khi việc nâng cấp có thể giống như một sự hạ cấp khi các mô hình bộ nhớ quen thuộc thay đổi!

Sao chép quy trình công việc hiện tại của bạn. Bạn có thể hoàn thành một dự án gần đây bằng quy trình làm việc giống như phiên bản cũ không? Nếu không, bạn sẽ cần phải xem xét đào tạo bắt buộc để thực hiện chuyển đổi.

Đánh giá các tính năng mới. Hãy dành chút thời gian để xem xét các tính năng mới được giới thiệu trong tài liệu nâng cấp, vì bạn có thể tìm thấy thứ gì đó sẽ hoạt động tốt trong văn phòng của mình. Mặt khác, bạn có thể không tìm thấy bất kỳ điều gì đáp ứng được nhu cầu của người dùng — biết liệu các tính năng mới có hấp dẫn hay không là điều quan trọng đối với quá trình ra quyết định.

Hỏi một số người khác. Khi bạn đã tìm thấy các thay đổi, tính năng mới và các sự cố có thể xảy ra với phần mềm được nâng cấp, tại sao không mời một vài người dùng đáng tin cậy xem nhanh và nói để họ nhận được lần hiển thị? Nếu họ không nhiệt tình khi phần mềm mới, bạn có thể đặt cược rằng họ sẽ không muộn khi phải học nó!

Viết nó lên. Tạo một tài liệu tóm tắt cùng với quyết định “đi hay không đi” của bạn về việc liệu việc nâng cấp có cần được xem xét thêm hay không. Bản ghi này sẽ là cơ sở để tiếp tục quá trình nâng cấp của bạn.

 

Làm việc với các con số

Nếu bạn quyết định theo đuổi việc nâng cấp, bạn cần nhiều hơn cảm giác ruột gan để biện minh cho quyết định của mình. Bạn cần các con số và một kế hoạch liên lạc để có được bộ phận CNTT và quản lý cấp cao. Đây là cách tôi thực hiện tính toán:

Liệt kê chi phí phần mềm. Nếu bạn tự động tải phần mềm của mình theo subscription, chi phí nâng cấp là 0 vnđ; nếu không, chi phí mua có thể được sử dụng.

Ước tính chi phí lắp đặt. Đây chỉ đơn giản là một ước tính về thời gian quản lý CAD và CNTT sẽ cần thiết để cài đặt phần mềm mới. Việc kiểm đếm số giờ cần thiết đầu tiên sau đó sẽ chuyển thành chi phí bằng cách sử dụng mức giá theo giờ cho những người có liên quan.

Ước tính chi phí chuẩn bị đào tạo. Đây là số giờ bạn sẽ mất để chuẩn bị tài liệu đào tạo, sắp xếp phòng đào tạo, thuê chuyên gia đào tạo bên ngoài hoặc làm bất cứ điều gì khác mà bạn sẽ mất để tiến hành đào tạo. Nói chung, các bản cập nhật phần mềm với các Giao diện người dùng khác nhau và quy trình làm việc thay đổi sẽ được đào tạo chuyên sâu hơn – và do đó tốn kém – hơn bạn nghĩ.

Ước tính chi phí đào tạo. Đây là số giờ cần để đào tạo căn bản người dùng của bạn với phần mềm mới. Chỉ cần lấy số người dùng nhân với số giờ đào tạo nhân với tỷ lệ lao động của người dùng để tính chi phí.

Ước tính tiết kiệm. Sau khi người dùng được đào tạo, họ sẽ đạt được bao nhiêu hiệu quả? Họ sẽ nhanh hơn 1 giờ mỗi tuần, hay 2 hoặc 0,5, hoặc không nhanh hơn? Nhân số người dùng với số giờ tiết kiệm được mỗi năm, sau đó nhân với tỷ lệ lao động của người dùng.

Lưu ý: Câu trả lời bạn nhận được là rất quan trọng vì tiết kiệm là thứ duy nhất sẽ trả cho phần mềm, chi phí cài đặt và đào tạo mà bạn đã thực hiện.

 

Tìm lợi tức đầu tư

Lợi tức đầu tư (ROI-Return on Investment) có thể được xác định từ dữ liệu bạn đã thu thập ở trên. Chỉ cần làm theo phương trình này:

ROI = Tiết kiệm hàng năm ước tính * 100%
Chi phí phần mềm + Chi phí cài đặt + Tổng chi phí đào tạo

ROI =                 Tiết kiệm hàng năm ước tính * 100%
Chi phí phần mềm + Chi phí cài đặt + Tổng chi phí đào tạo

Những gì phương trình cho thấy rõ ràng là ROI tỷ lệ thuận với tiết kiệm. Hay nói cách khác, không tiết kiệm có nghĩa là không có ROI. Nếu số tiền tiết kiệm được trong năm đầu tiên của bạn lớn hơn tổng chi phí thì lợi tức đầu tư của bạn sẽ trên 100% và bạn sẽ kiếm được tiền khi nâng cấp trong vòng chưa đầy một năm.

Hơn nữa, do hầu hết các bản nâng cấp phần mềm được sử dụng từ 1 đến 2 năm, bạn sẽ cần có số ROI từ 50% đến 100% để làm trường hợp triển khai nâng cấp.

 

Nâng cấp hay Không nâng cấp?

Được trang bị với tất cả dữ liệu và tính toán ROI của bạn, bây giờ đã đến lúc tranh luận với nhân viên quản lý cấp cao của bạn để đảm bảo nguồn tài chính. Dựa trên ROI, đây là nguyên tắc chung của tôi:

ROI <50% = Đừng bận tâm. Đơn giản là không có đủ tiền tiết kiệm để biện minh cho việc nâng cấp vì nó không thể được thanh toán trong chu kỳ sử dụng 2 năm thông thường.

50 <ROI <75% = Có thể. Có đủ tiền tiết kiệm để trả cho việc nâng cấp trong 18 đến 24 tháng, trong chu kỳ sử dụng thông thường 2 năm.

75 <ROI <100% = Có thể. Khoản tiết kiệm sẽ trả cho việc nâng cấp trong 12 đến 18 tháng.

ROI> 100 = Có! Khoản tiết kiệm sẽ trả cho việc nâng cấp trong vòng chưa đầy một năm, hoạt động ngay cả khi bạn nâng cấp hàng năm.

Tôi nhận ra hai điều ở đây:

  • Đây là cách duy nhất để bán quyền quản lý trên các bản nâng cấp. Tiền quyết định chứ không phải các tính năng mới thú vị.
  • Bạn cần ROI gần 100% để biện minh cho việc nâng cấp. Bất cứ điều gì ít hơn và sự phức tạp của cài đặt, đào tạo và gián đoạn người dùng dường như quá rủi ro để thực hiện đối với nhiều nhóm CNTT và quản lý cấp cao.

 

Các yếu tố ngoài tầm kiểm soát

Trong một số trường hợp, có những yếu tố có thể buộc bạn phải nâng cấp mà bạn không thể tránh khỏi và bạn cần phải biết về chúng. Dưới đây là những yếu tố phổ biến hơn mà tôi gặp phải trong nhiều năm:

Phiên bản cũ không còn được hỗ trợ. Điều này có thể do sự cố hệ điều hành hoặc không thể cấp quyền cho phiên bản cũ.

Tệp không tương thích. Nếu phiên bản cũ không còn có thể đọc các phiên bản tệp mới nhất, khả năng tương thích ngược trở thành một yếu tố hạn chế.

Yêu cầu hợp đồng của khách hàng. Nếu khách hàng của bạn yêu cầu bạn sử dụng một phiên bản phần mềm nhất định, thì bạn phải làm theo hướng dẫn của họ.

Tương thích giữa các văn phòng. Đôi khi, việc tất cả các văn phòng chi nhánh sử dụng cùng một phiên bản phần mềm có thể giảm chi phí hỗ trợ đủ để tạo ra ROI tích cực cho sự thay đổi.

Cá nhân tôi đã phải tiến hành nâng cấp tại các công ty mà ROI không hỗ trợ quyết định này nhưng một số yếu tố khác đã có – chỉ cần đảm bảo tính đến chúng.

 

Tổng hợp

Đưa ra các quyết định nâng cấp thông minh là các phần bằng nhau về khám phá phần mềm, thử nghiệm người dùng, tính toán ROI và nhận thức về khách hàng/hợp đồng từ phía bạn. Theo kinh nghiệm của tôi, các nhà cung cấp phần mềm luôn yêu cầu bạn nâng cấp nhưng không đời nào tôi nâng cấp mà không làm bài tập về nhà để đánh giá các thông số mà tôi đã đề cập.

Bất cứ khi nào tôi sử dụng phương pháp này để nâng cấp, tôi đều có sự hỗ trợ của người dùng, CNTT và quản lý cấp trên trong suốt quá trình và không có bất ngờ tiêu cực nào. Và đó luôn là cách tốt hơn để nâng cấp. Cho đến lần sau.

Leave a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *