PLM Và Thực Hành Tốt Nhất Về Quản Lý Cấu Hình: Quy Trình Quản Lý Thay Đổi Kỹ Thuật | Thanh PLM

Đầu tiên và quan trọng nhất là cần hiểu rằng trong hầu hết các công ty, quy trình quản lý thay đổi kỹ thuật không chỉ là một quy trình. Có nhiều quy trình tạo nên khung quy trình quản lý thay đổi kỹ thuật. Các lý do khiến một quy trình quản lý thay đổi thường không đủ bao gồm việc có nhiều bước từ việc nhận thấy có điều gì đó sai lệch và thực hiện thay đổi để sửa chữa, và việc thay đổi càng trở nên phức tạp khi một sản phẩm, phần hoặc tài liệu trưởng thành và chuyển sang các giai đoạn sau của vòng đời. Điều này cần được phản ánh trong quy trình cho mỗi giai đoạn của vòng đời. Nhưng hãy tiếp tục từng bước một.

1. Không phải mọi vấn đề đều yêu cầu thay đổi kỹ thuật

Bước đầu tiên để làm cho quy trình ECM hiệu quả hơn là nhận ra rằng không phải mọi vấn đề đều dẫn đến một thay đổi kỹ thuật. Có thể có nhiều lý do khiến một chốt không thể gắn vào một lỗ, và do đó cũng có nhiều cách để tìm ra giải pháp. Một lý do chắc chắn là kỹ sư đã mắc lỗi và có thể đã thêm một kích thước sai trên bản vẽ, và vì vậy chốt đã được sản xuất quá lớn. Tình huống này sẽ được giải quyết bằng một thay đổi kỹ thuật. Nhưng cũng có thể vì lỗ được khoan quá nhỏ, có thể cũng vì kích thước bị sai, hoặc có thể vì dụng cụ sai hoặc đã mòn đã được sử dụng. Điều này có thể đòi hỏi một thay đổi kỹ thuật hoặc không. Nếu ai đó chỉ chọn sai công cụ, điều này sẽ được giải quyết không thông qua một thay đổi kỹ thuật, mà thông qua một báo cáo không phù hợp (NCR) dẫn đến việc sửa chữa lỗ và làm cho nó lớn hơn để phù hợp lại với thiết kế đã chỉ định. Khả năng khác có thể là ai đó trên sàn nhà máy muốn đặt chốt vào lỗ sai. Đó là một lỗi của con người mà không thể được giải quyết bằng cách thay đổi kỹ thuật hay một NCR, mà thay vào đó sẽ yêu cầu đào tạo tốt hơn hoặc chỉ dẫn công việc tốt hơn. Lý do khác có thể là chốt sai đã được giao đến trạm lắp ráp. Điều này có thể do chốt sai đã được đặt tại vị trí hàng tồn kho đúng, hoặc chốt đã được lấy từ vị trí hàng tồn kho sai. Cả hai đều là lỗi của con người mà không thể được sửa chữa bằng cách thay đổi kỹ thuật, nhưng có thể thông qua việc đào tạo tốt hơn hoặc đánh dấu vị trí hàng tồn kho rõ ràng hơn.

Vậy điều đó có nghĩa gì đối với quy trình thay đổi kỹ thuật? Điều đó có nghĩa là không phải mọi thứ đều bắt đầu với giả định rằng nó sẽ là một thay đổi kỹ thuật. Thay vào đó, quy trình nên bắt đầu bằng việc cho phép bất kỳ ai trong hoặc ngoài tổ chức có khả năng báo cáo một vấn đề hoặc một sự cố mà không cần biết hoặc phải đoán cách giải quyết nó. Và điều đó có thể được thực hiện thông qua một quy trình Báo cáo Sự cố đơn giản (IR) trở thành bước đầu tiên của quy trình ECM. Trong ví dụ trên, người trên sàn nhà máy không thể gắn chốt vào lỗ nên có thể dễ dàng báo cáo vấn đề mà anh ta hoặc cô ấy gặp phải mà không biết giải pháp, tức là liệu nó sẽ yêu cầu một thay đổi kỹ thuật hay điều gì đó khác. Và việc phân tích vấn đề được báo cáo nên diễn ra rất nhanh và không quan trọng, tức là không liên quan đến một số lượng lớn người. Không thực tế khi mong đợi người này chờ vài ngày cho đến khi hội đồng thay đổi phân tích vấn đề như một phần của yêu cầu thay đổi và sau đó quyết định rằng nó thực sự không yêu cầu một thay đổi kỹ thuật.

2. Không phải mọi thay đổi kỹ thuật được yêu cầu đều có thể hoặc nên được thực hiện

Nếu việc phân tích vấn đề cho thấy một thay đổi kỹ thuật có thể thực sự cần thiết, quy trình ECM nên tiến hành đến bước thứ hai, Yêu cầu Thay đổi Kỹ thuật hoặc ECR. Tuy nhiên, tại thời điểm này, điều quan trọng là nhận ra rằng không phải mọi thay đổi được yêu cầu đều có thể hoặc nên được thực hiện, và bất kỳ công việc nào chỉ nên được thực hiện sau khi thay đổi được yêu cầu và tác động của nó đã được phân tích kỹ lưỡng và được phê duyệt.

Tôi đã thấy các công ty sau khi thay đổi kỹ thuật được bắt đầu, các mô hình, bản vẽ và tài liệu ngay lập tức được sửa đổi và sau đó thay đổi được xem xét và hy vọng được phê duyệt. Nhưng nếu thay đổi kỹ thuật không được phê duyệt? Và không phải vì bản vẽ chưa được sửa đổi đúng, mà vì hóa ra nó không thể được thực hiện về mặt kỹ thuật, nó quá đắt, hoặc quyết định đơn giản là không thực hiện. Bây giờ tất cả công việc để thực hiện các sửa đổi đã được thực hiện vô ích. Và không chỉ vậy, nhưng bây giờ có thể đòi hỏi thêm công việc để hoàn tác các sửa đổi lại và đưa mọi thứ trở lại như trước.

Một quy trình ECR được định rõ ràng sẽ tránh được sự không hiệu quả và lãng phí công sức này. Bước đầu tiên của một ECR nên là xác định chính xác những gì cần được thay đổi. Quay lại với ví dụ, chốt phải được thay đổi hay lỗ? Hay cả hai?

Sau đó, các thay đổi được yêu cầu nên được ghi chú sử dụng các tệp hình ảnh nhẹ, chẳng hạn như mô hình PDF 3D hoặc bản vẽ PDF 2D, được đánh dấu chỉ rõ những gì cần thay đổi. Trong ví dụ trên, giả sử kích thước trên chốt là sai, kích thước sai đó nên được làm nổi bật trên mô hình hoặc bản vẽ và nếu có thể tại thời điểm này, nó nên chỉ rõ kích thước chính xác là gì.

Bây giờ khi đã rõ ràng những gì cần thay đổi, các thay đổi được yêu cầu nên được xem xét bởi thường là một hội đồng xem xét thay đổi chéo chức năng (CRB). CRB này sẽ xác định

1. liệu thay đổi có thể được thực hiện về mặt kỹ thuật,
2. thay đổi nên được thực hiện như thế nào,
3. tác động của thay đổi nếu nó được thực hiện,
4. nỗ lực và chi phí của thay đổi và liệu có thể và đáng thực hiện nó xem xét tất cả những gì sẽ bị ảnh hưởng,
5. thay đổi nên có hiệu lực khi nào nếu nó được thực hiện, và
6. những gì nên xảy ra với các phần và sản phẩm đã được sản xuất hoặc đặt hàng và có trong kho trong một trạng thái sai.

Trong quá trình xem xét này, có thể hóa ra thay đổi không thể được thực hiện như đã được yêu cầu. Hoặc nó không thể hoặc không nên được thực hiện, vì lý do gì đó. Và điều đó ổn. May mắn thay, chưa có gì được thay đổi.

3. Thực hiện chỉ sau khi yêu cầu thay đổi kỹ thuật được phê duyệt

Nếu như Ban điều chỉnh yêu cầu (CRB) phê duyệt thay đổi kỹ thuật, thì bây giờ nó có thể tiến đến bước cuối, đó là việc thực hiện thay đổi thông qua quá trình lệnh thay đổi kỹ thuật (ECO) hoặc thông báo thay đổi kỹ thuật (ECN). Thuật ngữ ECO và ECN thường được sử dụng thay thế cho nhau, thường dựa trên sự ưa chuộng cá nhân. Tôi cá nhân thích ECO hơn, bởi vì chúng tôi đang yêu cầu (đặt hàng) các bên liên quan thực hiện tất cả những gì cần thiết trong việc thay đổi kỹ thuật được yêu cầu và phê duyệt. Nhưng một lần nữa, đó chỉ là vấn đề ngữ nghĩa.

Bước đầu tiên thường là lập kế hoạch thực hiện thay đổi. Tất cả các công việc khác nhau cần được xác định và trong trường hợp thay đổi phức tạp hơn, một kế hoạch thực hiện thực tế nên được tạo ra với công việc, ngày hoàn thành và nguồn lực được phân công. Việc thay đổi cần được xem xét như một dự án, và thường khuyến nghị phân công một người dẫn dắt việc thực hiện thay đổi. Việc phân công một người dẫn dắt việc thực hiện thay đổi có thể giúp tăng tốc độ thực hiện thay đổi kỹ thuật đáng kể.

Bước tiếp theo, tất nhiên, là tạo phiên bản mới hoặc các phần và tài liệu hoàn toàn mới trong hệ thống quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) và tạo hoặc chỉnh sửa tất cả các mô hình, bản vẽ và tài liệu bị ảnh hưởng để phản ánh yêu cầu thay đổi. Sau đó, cần thông báo cho các nhà cung cấp, sản xuất có thể cần thay đổi công cụ, thiết bị cố định, cũng như hướng dẫn công việc và lắp ráp, chất lượng có thể cần cập nhật các thủ tục kiểm tra và thiết bị, hoạt động có thể cần xử lý hàng tồn kho dựa trên quyết định được thực hiện bởi CRB, có thể là loại bỏ tất cả, tái chế hàng tồn kho hiện tại, hoặc sử dụng tất cả như hiện tại, nếu hai khả năng sau còn có thể.

Để tóm tắt, một quy trình quản lý thay đổi kỹ thuật hàng đầu bao gồm ba giai đoạn: Bắt đầu bằng một báo cáo vấn đề (IR) mà, nếu có thể sửa lỗi bằng cách thay đổi, biến thành một yêu cầu thay đổi kỹ thuật (ECR) để xem xét, phân tích và phê duyệt thay đổi, nếu được phê duyệt biến thành một lệnh hoặc thông báo thay đổi kỹ thuật (ECO hoặc ECN) để thực hiện các thay đổi.

Nhưng liệu mọi thay đổi kỹ thuật đều phải qua tất cả ba giai đoạn? Câu trả lời ngắn gọn là không. Câu trả lời dài là tùy thuộc vào giai đoạn vòng đời của phần hoặc sản phẩm cần thay đổi, người khởi xướng quá trình và độ phức tạp của sự thay đổi tiềm năng.

4. Mỗi giai đoạn vòng đời có quy trình thay đổi kỹ thuật của riêng nó

Mỗi sản phẩm, phần và tài liệu thường đi qua nhiều giai đoạn trong suốt cuộc đời hoặc tồn tại của nó. Nó có thể bắt đầu từ giai đoạn khái niệm, sau đó đi đến kế hoạch, thiết kế, nguyên mẫu hoặc kiểm tra, xác nhận, sản xuất, hỗ trợ, và cuối cùng là tái chế hoặc lỗi thời. Thông thường, định nghĩa trưởng thành và nhiều bên hoặc chức năng kinh doanh hơn tham gia khi sản phẩm, phần hoặc tài liệu chuyển đến các giai đoạn sau.

Trong giai đoạn khái niệm, chỉ có rất ít người hoặc chức năng tham gia tạo ra khái niệm. Nó chỉ có thể tồn tại như một bản phác thảo, một tập hợp yêu cầu cấp cao và có thể là một mô hình và bản vẽ sơ bộ. Nếu cần thay đổi, chỉ những người biết về khái niệm mới phải tham gia vào việc thay đổi. Do đó, quá trình thay đổi trong giai đoạn khái niệm có thể chỉ bao gồm một số bước có thể hoàn thành trong vài phút, nếu chúng ta thậm chí cần một. Rất có thể chúng ta không cần IR vì không ai ngoài nhóm kỹ thuật biết về khái niệm, chúng ta có thể không cần ECR vì có rất ít tác động mà thay đổi có thể gây ra tại thời điểm này, và chúng ta có thể không cần ECO vì phần hoặc sản phẩm chưa được kiểm soát thay đổi chính thức, tức là nó không được kiểm soát phiên bản.

Trong giai đoạn thiết kế, sản phẩm đã được định rõ. Có yêu cầu chi tiết, mô hình, bản vẽ và thông số kỹ thuật có thể đã được chia sẻ với các chức năng kinh doanh khác nhau và có thể thậm chí là các bên ngoại vi, như nhà cung cấp hoặc khách hàng. Thay đổi sản phẩm bây giờ liên quan đến tất cả các bên mà thông tin sản phẩm đã được chia sẻ, và thường yêu cầu sự đồng ý và phê duyệt của tất cả mọi người. Do đó, quá trình thay đổi một cái gì đó trong giai đoạn thiết kế đáng kể phức tạp và liên quan hơn. Có thể chúng ta vẫn không cần IR, bởi vì nếu có gì đó không đúng tại thời điểm này, rất có thể nó liên quan đến thiết kế. Nhưng chúng ta có thể cần một ECR đơn giản bởi vì sản phẩm đang được thiết kế có thể ít nhất một phần sử dụng các phần sản xuất đã được phát hành và đang sản xuất.

Một khi trong giai đoạn sản xuất, phần hoặc sản phẩm bây giờ tất nhiên đã được xác định đầy đủ, và hầu hết các chức năng kinh doanh nội bộ, cũng như nhà cung cấp và khách hàng phải tham gia vào việc thay đổi. Thiết bị sản xuất và kiểm tra có thể bị ảnh hưởng, tài chính có thể bị ảnh hưởng, các sản phẩm khác sử dụng phần có thể bị ảnh hưởng, v.v. Và, như đã mô tả trước đó, ai đó trên sàn nhà máy hoặc một nhà cung cấp gặp phải vấn đề có thể không biết giải pháp là gì, tức là liệu có cần thay đổi kỹ thuật hay không. Do đó, trong giai đoạn này, chúng ta chắc chắn cần một IR để cho phép mọi người nhanh chóng báo cáo vấn đề mà họ gặp phải với phần hoặc sản phẩm. Chúng tôi cũng cần một ECR, bởi vì nếu thay đổi kỹ thuật là một giải pháp có thể, tác động của việc thay đổi cần được phân tích kỹ lưỡng trước khi chúng tôi phê duyệt thay đổi. Và sau cùng, chúng tôi cần ECO để thực sự thực hiện thay đổi.

5. Quá trình cần xem xét ai đang tham gia

Khi xác định một quá trình, nó luôn nên được thực hiện dựa trên việc xem xét ai cần thực hiện một nhiệm vụ cụ thể và họ có khả năng làm gì. Nếu một người trên sàn nhà máy, một nhà cung cấp hoặc một khách hàng gặp phải vấn đề, không thực tế khi mong đợi họ biết cách giải quyết vấn đề, tức là liệu có cần thay đổi kỹ thuật hay không. Tất cả những gì họ biết là nó không hoạt động theo cách họ nghĩ rằng nó nên hoạt động. Vì vậy, không thực tế khi yêu cầu họ gửi ECR, bởi vì điều đó giả định rằng họ biết thay đổi là một giải pháp có thể. Đó là lý do tại sao trong trường hợp này, bên bị ảnh hưởng nên chỉ bắt đầu quá trình bằng cách gửi IR và có thể để phần còn lại cho các chuyên gia.

Nếu một kỹ sư nhận ra một kích thước sai trên bản vẽ của một phần đang trong giai đoạn thiết kế, việc chỉ tạo một ECO có thể đủ bởi vì không cần phải phân tích tác động nào như một phần của ECR.

Tuy nhiên, quá trình không bao giờ nên cho phép người dùng quyết định họ cần thực hiện phần nào. Quá trình cần được xác định để, dựa trên vai trò của họ, người dùng luôn tuân theo cùng một quy trình. Như đạo luật của Murphy nói, nếu một thứ có thể sai, nó sẽ sai. Vì vậy, nếu chúng tôi để quyết định đó cho người dùng, họ sẽ cuối cùng đưa ra một quyết định sai.

Ví dụ, một người trên sàn nhà máy chỉ nên được cho phép gửi IR. Một kỹ sư tham gia vào việc phát triển một sản phẩm đang ở giai đoạn khái niệm chỉ nên được cho phép gửi ECO. Và một người thiết kế đang làm việc trên một dự án của khách hàng sử dụng một sản phẩm đang trong giai đoạn sản xuất luôn nên bắt đầu một thay đổi kỹ thuật bằng cách gửi ECR.

6. Quá trình quản lý thay đổi kỹ thuật không nên được sử dụng cho các mục đích khác

Cuối cùng, quá trình quản lý thay đổi kỹ thuật chỉ nên được sử dụng cho các thay đổi kỹ thuật. Tôi đã thấy nhiều lần rằng các công ty cũng sử dụng quá trình ECM để tạo ra các phần mới và tài liệu, cũng như để thăng cấp các phần và tài liệu đến các trạng thái phát hành khác nhau, như từ Trong công việc sang Đánh giá sang Đông lạnh, hoặc bất cứ cái tên gì mà các trạng thái đó được gọi trong các hệ thống PLM khác nhau, và thậm chí để phát hành các phần đến các giai đoạn vòng đời khác nhau.

Tuy nhiên, việc tạo phần và tài liệu cũng như việc thăng cấp và phát hành phần là những hoạt động khác nhau với các mục đích kinh doanh khác nhau, thường cần các người tham gia khác nhau và các nhiệm vụ khác nhau. Nếu tất cả đều được kết hợp vào quá trình quản lý thay đổi kỹ thuật, kết quả thường là một quá trình ECM không cần thiết phức tạp, khó xác định, cấu hình trong hệ thống, thực thi, quản lý và cũng khó duy trì.

Bằng cách tuân theo sáu nguyên tắc tốt nhất cho quản lý thay đổi kỹ thuật đã được nêu trên, các công ty tôi đã làm việc với đã có thể giảm thời gian xử lý trung bình, nỗ lực và chi phí của các thay đổi kỹ thuật lên đến 60%.