Trong thế giới phát triển nhanh và dựa trên dữ liệu ngày nay, việc duy trì tổ chức và quản lý thông tin hiệu quả là rất quan trọng đối với quá trình sản xuất và phát triển sản phẩm. Thời của việc vẽ bản thiết kế và BOM được đặt trên bảng nút chai trong luồng cửa hàng đã qua. Cho dù bạn đang làm việc trên một thiết kế mới, lập kế hoạch cải tiến sản phẩm hiện có hay quản lý một nhóm nhà thầu sản xuất, việc tiếp cận thông tin chính xác và cập nhật như thiết kế CAD, BOM, chi phí, v.v. để đưa ra quyết định sáng suốt và đi đúng hướng. Tuy nhiên, với rất nhiều thông tin cần theo dõi, việc sắp xếp ngăn nắp và hiểu được tất cả có thể là quá sức. Trao đổi với nhiều công ty sản xuất và kỹ thuật, tôi có thể thấy các công ty và nhóm này đang gặp khó khăn như thế nào để quản lý thông tin hiệu quả.
Tại sao khó quản lý thông tin?
Là kỹ sư, việc quản lý các tệp CAD phức tạp và Hóa đơn vật liệu Excel (BOM) có thể là một nhiệm vụ đầy thách thức. Khối lượng dữ liệu khổng lồ, thiết kế phức tạp và cập nhật thường xuyên cho thiết kế và thông số kỹ thuật thành phần có thể nhanh chóng trở nên quá tải. Tuy nhiên, việc có thông tin sản phẩm và thiết kế chính xác và cập nhật bao gồm dữ liệu CAD, cấu trúc sản phẩm, BOM và dữ liệu mua hàng là rất quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án kỹ thuật nào.
Đây là lúc chúng tôi bắt đầu. Nhóm của chúng tôi làm việc với các kỹ sư để hợp lý hóa các quy trình quản lý tệp CAD và BOM của họ, giúp họ luôn ngăn nắp, giảm lỗi và tăng hiệu quả. Cho dù bạn đang làm việc trong một dự án nhỏ hay quản lý nỗ lực kỹ thuật quy mô lớn, chúng tôi có các công cụ và kiến thức chuyên môn để giúp bạn luôn cập nhật dữ liệu của mình và hoàn thành công việc đúng cách.
Nhưng đây là vấn đề. Cách chúng tôi quản lý dữ liệu trong kỹ thuật và sản xuất đã không thay đổi trong một thời gian dài. Chúng tôi vẫn dựa vào khái niệm lâu đời về tệp và thư mục, một mô hình có từ những ngày đầu của máy tính. Hầu hết các hệ thống CAD trong sản xuất ngày nay đều dựa trên tệp và Excel là ngôn ngữ chung không chính thức cho nhiều doanh nghiệp sản xuất.
Do đó, trong một thế giới nơi thông tin thay đổi quá nhanh và các công ty đang phải đối mặt với vô số thách thức chưa từng có như chuỗi cung ứng, chi phí và cạnh tranh, việc dựa vào hệ thống tệp và thư mục đang bắt đầu bộc lộ những hạn chế của nó. Đây là lý do tại sao ngày nay mọi người đều nói về chuyển đổi kỹ thuật số. Đã đến lúc suy nghĩ lại về cách chúng ta quản lý tài sản kỹ thuật số của mình và áp dụng một cách mới, hiệu quả hơn để tổ chức và truy cập thông tin của chúng ta.
Trong blog này, chúng ta sẽ khám phá cách chuyển từ mô hình thư mục/tệp lâu đời sang các nguyên tắc quản lý dữ liệu chi tiết và được kết nối.
Cuộc đấu tranh quản lý dữ liệu kỹ thuật là có thật
Các kỹ sư (nhà thiết kế cơ khí, điện và điện tử) được biết đến với khả năng thiết kế và phát triển các sản phẩm sáng tạo từ những cỗ máy đơn giản nhất đến những hệ thống phức tạp vận hành thế giới của chúng ta. Tuy nhiên, những kỹ sư tài năng nhất mà tôi gặp phải vật lộn với việc quản lý tệp của họ, BOM và tổ chức thông tin cho việc lập kế hoạch sản xuất, thu mua và chuỗi cung ứng.
Thách thức của các hệ thống PDM, PLM và ERP hiện đại là giúp các kỹ sư và công ty sản xuất thoát khỏi tư duy dựa trên bảng tính tệp đã lỗi thời và áp dụng các cách hiện đại để quản lý thông tin. Nhìn cách các kỹ sư xuất các thiết kế CAD của họ sang bảng tính BOM, làm việc thủ công để tạo các tệp PDF có bản vẽ và gửi thông tin này qua email cho những người cần điều này khiến tôi thường rất buồn, ít nhất là như vậy. Đã đến lúc chuyển từ tệp sang dữ liệu được kết nối chi tiết và vòng đời thông tin sẽ giúp công việc của bạn hiệu quả và năng suất hơn.
Đây là cách bạn có thể làm điều đó. Trong 5 bước sau đây, tôi đã vạch ra những việc cần làm để thoát khỏi thói quen quản lý dữ liệu xấu và tư duy cũ về tệp/thư mục.
Nắm bắt một tư duy dựa trên dữ liệu
Bước đầu tiên để nắm lấy vòng đời thông tin và dữ liệu được kết nối là áp dụng tư duy dựa trên dữ liệu. Điều này có nghĩa là nhận ra rằng trọng tâm phải là dữ liệu chứ không phải tệp. Tất cả chúng ta đều quen thuộc với Thư mục và Tệp, nhưng những cấu trúc này khó duyệt và dữ liệu ẩn trong tệp không thể dễ dàng chia sẻ và quản lý. Việc loại bỏ “đường bao tệp” khỏi dữ liệu sẽ làm cho dữ liệu minh bạch hơn và các tổ chức thực hiện các nhiệm vụ của họ hiệu quả hơn. Rốt cuộc, điều quan trọng là phải nói về “thiết kế” (chứ không phải tệp CAD), “vật phẩm và BOM” (chứ không phải Excel), v.v.
Triển khai Kho lưu trữ dữ liệu phân tán tập trung
Kho lưu trữ dữ liệu tập trung là thành phần chính của vòng đời thông tin và dữ liệu được kết nối. Do đó, bạn cần bắt đầu với việc tổ chức một kho lưu trữ như vậy trong tổ chức của mình.
Tập trung vào dữ liệu, mục và thuộc tính chi tiết – đây là điều sẽ giúp bạn tập trung dữ liệu và mọi người đều có thể truy cập được.
Chuyển sang kho lưu trữ dữ liệu phân tán với khả năng kiểm soát tập trung để xác định ai có thể xem dữ liệu, khi nào và chính sách nào phải được áp dụng là một khởi đầu tuyệt vời. Đây là một vị trí duy nhất lưu trữ tất cả dữ liệu CAD và BOM của bạn và nhân viên được ủy quyền có thể truy cập.
Kết nối các mẩu thông tin để hỗ trợ chủ đề kỹ thuật số
Đặt thông tin vào một kho lưu trữ tập trung chỉ là bước đầu tiên. Tiếp theo là kết nối các mẩu thông tin để mối quan hệ ngữ nghĩa giữa các silo dữ liệu này sẽ được thiết lập. Các bản vẽ được kết nối với các hạng mục, cụm lắp ráp phụ với các bộ phận, đơn đặt hàng với BOM và PO với nhà cung cấp. Hãy nghĩ về tất cả những mẩu thông tin này như một nhà máy kỹ thuật số kết nối tất cả các silo dữ liệu này lại với nhau. Bằng cách làm như vậy, chúng tôi cung cấp thông tin cho tất cả những người cần nó.
Loại bỏ các tác vụ quản lý dữ liệu thủ công
Không có gì có thể gây ra nhiều lỗi hơn là nhập và nhập lại dữ liệu thủ công. Các công ty sản xuất nổi tiếng với việc di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống theo cách thủ công. Rất thường xuyên thấy rằng các công ty không theo dõi được các khoản lỗ của họ và tiếp tục thuê các thư ký BOM và không thường xuyên nghĩ về cách các tổ chức dữ liệu có thể cho phép họ thuê các kỹ sư để xây dựng sản phẩm nhanh hơn.
Ngay từ những ngày đầu tiên của OpenBOM, chúng tôi đã tập trung vào cách giúp các kỹ sư cơ khí giải quyết sản phẩm quản lý dữ liệu một cách dễ dàng và giúp họ suy nghĩ về các chiến lược chuyển đổi kỹ thuật số tốt hơn thay vì sao chép tệp và excel để hỗ trợ quy trình kinh doanh. Tự động trích xuất và truyền dữ liệu, hợp nhất tự động và nhiều tác vụ quản lý dữ liệu khác là chìa khóa giúp dữ liệu chuyển từ yêu cầu sang CAD, từ CAD sang BOM và từ BOM sang người lập kế hoạch mua hàng. Và, quan trọng nhất, để tránh những sai lầm.
Chia sẻ dữ liệu toàn diện
Điều quan trọng là trao quyền cho nhóm của bạn trở thành một phần của vòng đời thông tin và dữ liệu được kết nối. Thay vì suy nghĩ về cách giữ “tất cả các Excel mà tôi cần” trên thanh USB của mình, bạn nên tập trung vào cách sắp xếp và kết nối dữ liệu cũng như ngừng tranh giành dữ liệu.
Mọi người cần lấy dữ liệu họ cần và cung cấp cho họ các công cụ cũng như đào tạo họ cần để quản lý nhằm thiết kế và sản xuất thông tin một cách hiệu quả. Khi nhóm của bạn tham gia vào việc quản lý dữ liệu, nhiều khả năng họ sẽ sở hữu dữ liệu đó và đảm bảo rằng dữ liệu đó chính xác, đầy đủ và cập nhật. Ngược lại, nếu mọi người đang đấu tranh để bảo vệ dữ liệu của họ, công ty sẽ không đi đúng hướng.
Phần kết luận:
Chúng tôi đã xây dựng nền tảng OpenBOM để giúp các kỹ sư và nhà sản xuất giải quyết các vấn đề về quản lý dữ liệu và sử dụng dữ liệu để hỗ trợ các quyết định kỹ thuật và sản xuất. Di chuyển khỏi tư duy dựa trên tệp và nắm lấy vòng đời thông tin và dữ liệu được kết nối sẽ giúp công việc của bạn với tư cách là một kỹ sư hiệu quả và hiệu quả hơn. Sử dụng các công cụ có thể sắp xếp dữ liệu, giúp mọi người dễ dàng quản lý và có sẵn dữ liệu, kết nối các mẩu thông tin, quản lý vòng đời của các thay đổi cũng như tự động hóa các tác vụ trao đổi và dịch dữ liệu, sẽ cho phép bạn tập trung vào thiết kế và đổi mới, mắc ít lỗi hơn và tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc.
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io