Quản lý vòng đời sản phẩm (PLM) là một phần quan trọng trong quá trình phát triển và quản lý sản phẩm trong bất kỳ tổ chức nào. Nó liên quan đến việc quản lý tất cả dữ liệu, quy trình và hoạt động liên quan đến sản phẩm trong suốt vòng đời của sản phẩm, từ khi hình thành ý tưởng cho đến khi kết thúc vòng đời. Do đó, điều quan trọng là phải xác định đúng người, nhóm hoặc bộ phận sở hữu PLM trong một tổ chức.
Trong một thời gian dài, PLM chủ yếu được coi là một lĩnh vực kỹ thuật. Với nguồn gốc từ thiết kế và phát triển sản phẩm và được sử dụng rộng rãi trong bộ phận kỹ thuật, lẽ tự nhiên là kỹ thuật cũng chịu trách nhiệm lựa chọn, triển khai, quản lý và duy trì hệ thống PLM cũng như các quy trình liên quan. Ở nhiều công ty, tổ chức vận hành kỹ thuật hoặc dịch vụ kỹ thuật cuối cùng chịu trách nhiệm chính cho tất cả các hoạt động liên quan đến PLM, trong một số trường hợp được tổ chức CNTT hỗ trợ cho một số hoạt động cụ thể về phần mềm và phần cứng, chẳng hạn như cài đặt, cấu hình, nâng cấp, bảo trì cơ sở dữ liệu , sao lưu, v.v.
Với khả năng của PLM dần dần mở rộng sang các lĩnh vực chức năng khác, chẳng hạn như kỹ thuật sản xuất, chất lượng, các vấn đề pháp lý, tìm nguồn cung ứng, thu mua, bán hàng, hỗ trợ khách hàng, bảo trì và vận hành dịch vụ kể từ đầu những năm 2000, PLM đã hứa hẹn và có khả năng không chỉ là một giải pháp kỹ thuật.
Thật không may, trong nhiều công ty, không ai thực sự chịu trách nhiệm giúp PLM thoát ra khỏi cái lồng kỹ thuật và mở rộng dấu ấn của nó sang các lĩnh vực tổ chức khác. Kỹ thuật rất vui, họ có mọi thứ họ cần, nhưng họ không hiểu rõ nhu cầu của các lĩnh vực chức năng khác đủ để biết PLM có thể trợ giúp như thế nào ở đó. Và các bộ phận khác thường không biết đủ về PLM để nhận ra rằng nó cũng có thể mang lại lợi ích cho họ. Vì vậy, PLM vẫn giữ nguyên vị trí của nó, trong thiết kế và kỹ thuật sản phẩm, thật không may là gây bất lợi cho toàn bộ tổ chức, điều này đã bỏ lỡ nhiều lợi ích của việc sử dụng PLM như một giải pháp doanh nghiệp và thay vào đó, mỗi khu vực chức năng triển khai công cụ riêng cho nhu cầu cụ thể của họ .
Vậy ai nên sở hữu PLM trong tổ chức để tận dụng tối đa giải pháp doanh nghiệp này? Dưới đây là một số yếu tố cần xem xét:
1. Sự tham gia của nhiều chức năng: PLM liên quan đến nhiều bộ phận và chức năng trong một tổ chức, bao gồm R&D, kỹ thuật, sản xuất, chuỗi cung ứng và tiếp thị. Do đó, điều quan trọng là phải có sự tham gia của nhiều chức năng trong quy trình PLM. Chủ sở hữu PLM sẽ có thể phối hợp với các bộ phận khác nhau và đảm bảo rằng hệ thống PLM đáp ứng nhu cầu của tất cả các bên liên quan.
2. Chuyên môn kỹ thuật: PLM là một giải pháp phức tạp đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về tất cả các lĩnh vực chức năng của một tổ chức, cũng như chuyên môn kỹ thuật về hệ thống CNTT. Chủ sở hữu PLM phải có nền tảng vững chắc về phát triển sản phẩm mới và công nghệ thông tin để đảm bảo hệ thống PLM được triển khai hiệu quả.
3. Tầm nhìn chiến lược: PLM là một khoản đầu tư dài hạn cho một tổ chức và nó đòi hỏi một tầm nhìn chiến lược để đảm bảo nó phù hợp với các mục tiêu và mục đích chung của tổ chức. Chủ sở hữu PLM phải có khả năng hiểu tầm nhìn và mục tiêu của tổ chức và điều chỉnh hệ thống PLM cho phù hợp.
4. Sự nhạy bén trong kinh doanh: PLM là một giải pháp quan trọng trong kinh doanh và chủ sở hữu PLM cần có hiểu biết sâu sắc về các quy trình và hoạt động kinh doanh của tổ chức. Điều này bao gồm sự hiểu biết về danh mục sản phẩm, chuỗi cung ứng và xu hướng thị trường của tổ chức.
Dựa trên những yếu tố này, có một số tùy chọn cho những người có thể sở hữu PLM trong một tổ chức:
1. IT department/CIO: Là một bộ phận trong toàn doanh nghiệp, bộ phận CNTT có thể đại diện cho lợi ích của tất cả các bộ phận chức năng một cách bình đẳng và không thiên vị. Và với tư cách là chủ sở hữu thông thường của các giải pháp doanh nghiệp khác, đặc biệt là ERP, bộ phận CNTT cũng có hiểu biết chung tốt về nhu cầu của tất cả các lĩnh vực kinh doanh và hiểu cách PLM sẽ phải bổ sung, tương tác và làm việc cùng với các giải pháp khác đó. Và tất nhiên, bộ phận CNTT với kiến thức sâu rộng về phần mềm và phần cứng là phù hợp nhất để triển khai và bảo trì hệ thống PLM. Với tư cách là người không sử dụng giải pháp, bộ phận CNTT có thể hơi xa rời và không biết gì về những khó khăn của tổ chức và do đó không thúc đẩy PLM đủ mạnh.
2. Engineering/CTO: Là người sử dụng PLM chính, kỹ thuật chắc chắn quan tâm đến việc thúc đẩy PLM vì các mục đích và lợi ích của riêng mình, đồng thời chắc chắn biết rất rõ PLM có thể giúp ích như thế nào trong việc phát triển và thiết kế sản phẩm. Tuy nhiên, như đã nêu trước đó, kỹ sư có thể không hiểu rõ nhu cầu của các lĩnh vực chức năng khác và ít hiểu biết hơn về các khả năng của PLM bên ngoài bộ phận, EBOM, quy trình làm việc, cấu hình và quản lý thay đổi kỹ thuật. Kỹ thuật cũng có thể sẽ không có quyền bắt buộc các khu vực chức năng khác áp dụng PLM. Do đó, kỹ thuật có thể không ở một vị trí tốt để thúc đẩy PLM trên toàn bộ tổ chức. Và nó cũng sẽ phụ thuộc vào CNTT để bảo trì và hỗ trợ hệ thống liên tục.
3. Operations/COO: Với tư cách là người sử dụng PLM ở hạ lưu, các vận hành chắc chắn hiểu nhu cầu kinh doanh của các chức năng phi kỹ thuật, chẳng hạn như sản xuất và kỹ thuật sản xuất, tìm nguồn cung ứng, thu mua, chất lượng, các vấn đề pháp lý, v.v. Tuy nhiên, PLM tương đối mới đối với các chức năng đó, và do đó các hoạt động có thể không hiểu rõ các khả năng của PLM, không phải trong lĩnh vực riêng của nó và thậm chí còn ít hơn trong kỹ thuật và thiết kế. Ngoài ra, nhiều nhà cung cấp phần mềm PLM vẫn chưa hiểu rõ các chức năng phi kỹ thuật. Do đó, PLM có thể không nhận được sự chú ý cần thiết để trở thành một giải pháp cho toàn doanh nghiệp.
4. Cross-functional council/PLM lead: Một nhóm bao gồm đại diện của tất cả các lĩnh vực có khả năng tham gia và hưởng lợi từ PLM, bao gồm kỹ thuật, vận hành và CNTT, với một trưởng nhóm PLM chuyên dụng báo cáo cho CIO vì vị trí lãnh đạo của nó chắc chắn là phù hợp nhất để hiểu và giải quyết các nhu cầu của toàn bộ tổ chức và thúc đẩy việc áp dụng PLM trên tất cả các lĩnh vực chức năng. Tuy nhiên, một thách thức không phổ biến với các nhóm liên chức năng là quá trình ra quyết định. Nếu cần phải có một quyết định nhất trí, tiến độ có thể chậm hơn nhưng ổn định. Với quyết định đa số, tiến trình có thể nhanh hơn nhưng một số khu vực chức năng có thể cảm thấy bị loại trừ hoặc buộc phải làm điều gì đó mà họ không muốn, điều này có thể cản trở việc chấp nhận và áp dụng.
Tóm lại, PLM là một giải pháp phức tạp đòi hỏi sự hiểu biết sâu sắc về phát triển sản phẩm mới, công nghệ thông tin và quy trình kinh doanh. Nếu mục tiêu là thúc đẩy việc áp dụng và tối đa hóa lợi ích của PLM trong toàn bộ tổ chức, thì một hội đồng đa chức năng với đại diện từ tất cả các lĩnh vực liên quan đến PLM với một lãnh đạo PLM chuyên trách đứng đầu hội đồng và báo cáo với CIO là tốt nhất và hiệu quả nhất tiếp cận. Trưởng nhóm PLM phải có kiến thức sâu rộng về PLM cũng như ứng dụng và lợi ích của nó trên nhiều lĩnh vực chức năng, chuyên môn kỹ thuật vững vàng, tầm nhìn chiến lược và hiểu biết tốt về hoạt động kinh doanh của tổ chức. Hội đồng nên đặt ra các quy tắc rõ ràng cho việc ra quyết định và đảm bảo chúng thực sự đại diện cho lợi ích của toàn bộ tổ chức.
Don’t hesitate to contact Thanh for advice on automation solutions for CAD / CAM / CAE / PLM / ERP / IT systems exclusively for SMEs.
Luu Phan Thanh (Tyler) Solutions Consultant at PLM Ecosystem Mobile +84 976 099 099
Web www.plmes.io Email tyler.luu@plmes.io